Énoncé de Blakes en matière de protection des renseignements personnels

La protection de votre vie privée

Le présent énoncé en matière de protection des renseignements personnels s’applique à Blake, Cassels & Graydon S.E.N.C.R.L./s.r.l. et aux sociétés membres de son groupe, y compris à Services Blakes Inc. (Blakes, nous, notre, nos), et explique comment nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels au Canada. En règle générale, l’expression « renseignements personnels » s’entend de l’information sur une personne identifiable, sous réserve de définitions ou d’interprétations plus précises aux termes des lois applicables. Le présent énoncé ne vise pas les renseignements personnels concernant les employés, les associés ou les autres membres du personnel, qu’ils soient temporaires ou permanents, tels les conseillers, les bénévoles ou les autres personnes détachées auprès de Blakes (collectivement, les membres de Blakes) ni les renseignements qui ne sont pas considérés comme des renseignements personnels selon la définition qui en est donnée ou l’interprétation qui en est faite aux termes des lois applicables.

Blakes offre et fournit des services et renseignements de nature juridique à une vaste gamme de clients. Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels selon ce qui est nécessaire pour offrir et fournir à nos clients actuels et éventuels ces services et renseignements juridiques et, de façon générale, pour nous acquitter de nos responsabilités juridiques professionnelles et gérer notre entreprise. En tant qu’avocats, nous avons l’obligation professionnelle de maintenir la confidentialité de tous les renseignements que nous obtenons dans le cadre d’une relation avocat-client.

Comment nous utilisons les renseignements que nous recueillons

Renseignements relatifs aux clients actuels et éventuels et à d’autres personnes et recueillis dans le cadre de notre pratique

• Les renseignements personnels que nous recueillons et utilisons en ce qui a trait à nos clients actuels et éventuels dépendent des renseignements et services qui nous sont demandés. Toutefois, sous réserve des lois applicables, ils peuvent comprendre :
  
  
• le nom, l’adresse, l’adresse de courriel, les détails sur les personnes-ressources, la nature des questions d’ordre juridique, des renseignements concernant les finances, le crédit, la facturation et les comptes ainsi que tous les autres renseignements liés aux services que nous offrons;
• les renseignements importants se rapportant à vos questions d’ordre juridique, par exemple l’information financière, l’information relative au droit de propriété, celle portant sur la famille ou sur l’emploi, l’information en matière disciplinaire, les renseignements sur les avantages sociaux ou les renseignements fiscaux et tout autre renseignement que vous nous donnez lorsque vous nous demandez ou nous donnez instruction de vous représenter;
• les questions d’ordre juridique que vous vous posez ou le domaine du droit qui vous intéresse, par exemple lorsque vous vous inscrivez à une conférence ou à un événement organisé par Blakes ou lorsque vous demandez à recevoir des documents sur nos services et sur les nouveautés dans le domaine du droit;
• les renseignements que nous recueillons lorsque nous agissons pour le compte de clients et qui portent sur des personnes, y compris les renseignements personnels concernant les employés des clients, les recommandations, les parties adverses et les parties dont les intérêts sont parallèles, les autres conseillers juridiques, les médiateurs et les arbitres, les témoins et les témoins éventuels ainsi que les témoins experts et les conseillers;
• les renseignements vous concernant contenus dans des communications au sein de Blakes et entre Blakes et vous, que ce soit en ligne ou hors ligne;
• les renseignements que nous pouvons recueillir avec votre consentement ou selon ce que la loi permet ou exige.

• Nous utilisons ces renseignements aux fins suivantes :
  
  
• pour évaluer si nous pouvons agir pour votre compte, y compris pour éviter les conflits d’intérêts possibles;
• pour vous offrir et vous fournir des renseignements et des services de nature juridique;
• pour communiquer avec vous en ce qui a trait aux services que vous demandez et pour répondre à vos demandes et à vos questions;
• pour gérer nos bases de données d’imputation du temps et de facturation des clients et pour émettre et percevoir des comptes;
• pour vous offrir de la documentation sur nos services et sur les nouveautés dans le domaine du droit, et pour vous inviter aux conférences et autres événements organisés par Blakes;
• pour élaborer et utiliser nos systèmes de gestion des connaissances et nos systèmes de précédents et pour permettre aux membres de Blakes de consulter, à titre de précédents, les documents que nous avons créés pour votre compte et qui contiennent des renseignements personnels;
• pour gérer et administrer notre entreprise, y compris pour éviter qu’il y ait de la négligence et pour vous protéger, ainsi que nous-mêmes, contre les erreurs et les fraudes;
• pour remplir nos obligations juridiques et professionnelles;
• selon ce qui est permis ou exigé par la loi ou aux fins pour lesquelles vous fournissez par ailleurs votre consentement.

Si vous préférez ne pas recevoir de documentation sur nos services et sur les faits nouveaux en droit, ou si vous ne voulez plus recevoir d’invitations pour assister à nos conférences et événements, vous pouvez nous demander de retirer votre nom de nos listes ou de ne plus communiquer avec vous à ces fins.

Renseignements relatifs à des membres éventuels de Blakes

Si vous posez votre candidature pour un poste chez Blakes, nous recueillerons les renseignements personnels qui figurent dans votre demande et qui sont obtenus relativement à celle-ci afin d’évaluer votre candidature et d’examiner la possibilité de vous offrir un poste chez Blakes. Quant aux candidats auxquels nous n’avons pas offert de poste ou qui n’acceptent pas le poste offert, nous conservons généralement les renseignements recueillis à leur sujet pendant un délai raisonnable au cas où un poste répondant à leurs besoins deviendrait disponible ou au cas où ces candidats postuleraient à nouveau chez Blakes. Si un candidat accepte un poste chez Blakes, les renseignements seront conservés conformément aux procédures en matière de protection des renseignements personnels que nous appliquons à l’égard des membres de Blakes.

Renseignements concernant les anciens de Blakes

Nous recueillons et conservons des renseignements personnels concernant les professionnels qui ont déjà été des membres de Blakes (les anciens de Blakes), y compris leur nom, des détails concernant la façon de les joindre et l’historique de leur emploi. Nous utilisons ces renseignements pour savoir où pratiquent les anciens de Blakes et pour les inviter aux événements que nous organisons. Si vous le désirez, nous pouvez nous demander de ne pas conserver ces renseignements ou de ne pas communiquer avec vous à ces fins.

Renseignements sur les invités et les visiteurs de Blakes

Blakes recueille des renseignements sur ses invités et ses visiteurs. Plus précisément, il peut arriver qu’on demande aux personnes qui visitent les bureaux de Blakes de fournir leur nom ainsi que leur numéro de téléphone et le nom de l’organisme pour lequel elles travaillent. Ces renseignements sont conservés par Blakes aussi longtemps que nécessaire, à des fins préventives de sûreté ou d’urgence. Blakes peut également installer des caméras vidéo dans les aires accessibles au public dans ses locaux; des affiches feront alors clairement état de l’existence de ces caméras et de la raison de leur installation. Nous utilisons les renseignements que nous recueillons sur les invités et les visiteurs de Blakes afin de pouvoir réagir de manière responsable en cas de problème de santé ou en cas d’autre situation de crise ou d’urgence et afin d’améliorer la sécurité sur les lieux du travail.

Renseignements sur nos représentants, nos vendeurs, nos fournisseurs, nos témoins experts et les avocats d’autres pays avec qui nous faisons affaire

Blakes peut recueillir des renseignements sur des tiers représentants, vendeurs, fournisseurs, témoins experts et avocats d’autres pays avec qui Blakes fait affaire (les fournisseurs de services) qui fournissent des biens, des services et des renseignements à Blakes. Ces renseignements peuvent comprendre le nom de la personne et de la personne-ressource ainsi que les renseignements (qui peuvent être bancaires) dont nous avons besoin afin de rémunérer ces personnes pour leurs services, ainsi que toute autre information pertinente comme l’expérience et les compétences des fournisseurs de services.

Nous utilisons ces renseignements pour évaluer l’aptitude à effectuer des tâches particulières, pour communiquer avec ces personnes, si nécessaire, relativement aux biens, services et renseignements qu’elles fournissent à Blakes et pour les rémunérer pour leurs services. Nous pouvons également utiliser ces renseignements pour leur fournir de la documentation portant sur nos services ou les faits nouveaux en droit ou pour les inviter à assister à des conférences et à des événements organisés par Blakes. Si vous préférez ne pas recevoir de documentation sur nos services et sur les faits nouveaux en droit, ou si vous ne voulez plus recevoir d’invitations pour assister à nos conférences et événements, vous pouvez nous demander de retirer votre nom de nos listes ou de ne plus communiquer avec vous à ces fins.

Comment nous recueillons les renseignements qui vous concernent

• Généralement, les renseignements personnels qui vous concernent nous proviennent directement de vous ou découlent de nos rapports avec vous. Cependant, il arrive quelquefois que nous obtenions des renseignements personnels à votre égard en provenance d’autres sources.
  
  Par exemple, en ce qui a trait aux clients, en plus des renseignements personnels que vous nous fournissez, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès des entités suivantes :
  
  
• auprès d’un organisme ou d’un registre gouvernemental;
• auprès de tiers, comme votre agent immobilier, votre institution financière, votre société d’assurance ou votre employeur;
• auprès d’autres cabinets ou d’autres représentants qui ont agi pour votre compte par le passé,
  
  lorsque ces parties disposent de renseignements pertinents au mandat pour lequel nous vous représentons.
  
  En ce qui a trait aux membres éventuels de Blakes, en plus des renseignements personnels que vous nous fournissez, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès des entités suivantes :
  
  
• auprès des tiers que vous avez indiqués comme références dans votre demande d’emploi;
• auprès des personnes qui ont participé au processus d’évaluation et de révision.

Comment nous divulguons et partageons les renseignements qui vous concernent

• Nous pouvons divulguer à des tiers les renseignements personnels que nous recueillons sur les clients ou d’autres personnes avec qui nous faisons affaire, y compris dans les cas suivants :
  
  
• lorsque les services juridiques que nous vous fournissons exigent que nous communiquions des renseignements personnels vous concernant à des tiers, par exemple à un prêteur dans le cadre d’une opération d’hypothèque immobilière;
• lorsque nous y sommes contraints ou autorisés par la loi, par exemple quand les règles de pratique et de procédure exigent que nous fournissions des renseignements personnels à la partie adverse et au tribunal dans un litige ou lorsqu’un tribunal émet une assignation à témoigner ou une ordonnance;
• lorsque nous retenons, pour votre compte, les services d’un expert ou d’un conseiller dans le cadre d’un litige;
• lorsque nous retenons les services d’un autre cabinet d’avocats ou d’un mandataire pour vous représenter ou pour nous aider à vous représenter;
• lorsqu’il est nécessaire de percevoir des frais, par exemple auprès d’une institution financière ou d’un agent de recouvrement;
• aux autorités de réglementation (et d’autoréglementation) ou gouvernementales, par exemple, la divulgation des renseignements personnels raisonnablement demandés ou exigés par des organismes dirigeants de la profession juridique dans le cours de leur surveillance de notre pratique;
• lorsque vous nous avez donné instruction de divulguer les renseignements personnels qui vous concernent à un tiers, dans un but précis;
• lorsque nous croyons raisonnablement qu’un tiers qui demande des renseignements à votre sujet est votre représentant;
• lorsque vous consentez à cette divulgation ou lorsqu’elle est permise ou exigée par la loi.

Nous pouvons divulguer des renseignements personnels concernant d’anciens membres de Blakes afin de fournir une référence d’emploi à un tiers lorsque vous l’avez demandé ou que vous y avez consenti.

Fournisseurs de services. Blakes peut également transférer les renseignements personnels qui vous concernent aux fournisseurs de services que nous avons retenus pour gérer ou fournir des produits, des services ou des renseignements pour notre compte. Nous employons des moyens raisonnables pour exiger des organismes avec qui nous partageons ces renseignements personnels aux fins précitées qu’ils les utilisent uniquement pour rendre les services pour lesquels nous les avons retenus. Veuillez noter que certains des fournisseurs de services qui traitent ou gèrent des renseignements personnels pour notre compte sont situés à l’étranger. C’est pourquoi les renseignements personnels qui vous concernent peuvent être transférés, stockés ou traités à l’extérieur du Canada dans le cadre des fins décrites dans le présent énoncé. Les mesures que nous pouvons prendre pour protéger les renseignements personnels qui vous concernent, qu’elles soient contractuelles ou autres, sont assujetties aux exigences juridiques des ressorts étrangers où ces renseignements peuvent être transférés, stockés ou traités, par exemple les exigences légales visant la divulgation de renseignements aux autorités gouvernementales de ces pays.

Opérations commerciales. Nous pouvons également utiliser et divulguer certains renseignements personnels qui vous concernent à des parties associées au financement, à l’assurance, à la vente ou à une autre forme d’aliénation, qu’ils soient proposés ou en cours, de la totalité ou d’une partie de notre entreprise ou de nos actifs, à des fins reliées à l’évaluation et à l’exécution de l’opération. Ces fins peuvent comprendre le fait d’établir s’il y a lieu de procéder à l’opération ou de créer des liens d’affaires, ou s’il y a lieu de satisfaire aux exigences en matière d’enregistrement ou aux autres exigences en matière de déclarations de ces parties. Le cas échéant, nous prendrons les mesures pour exiger que ces parties traitent les renseignements personnels qui vous concernent conformément au présent énoncé en matière de protection des renseignements personnels et qu’elles ne les utilisent ou ne les divulguent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment afin de fournir les services ou les renseignements que Blakes vous fournirait par ailleurs et, en général, d’exercer les activités de Blakes.

Notre site Web

Les seuls renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet lorsque vous utilisez notre site Web, www.blakes.com, sont ceux que vous nous fournissez vous-même, par exemple lorsque vous remplissez un formulaire en ligne afin de recevoir une publication de Blakes, ou les renseignements personnels que vous nous communiquez par le truchement de la section « Écrivez-nous » ou encore lorsque vous nous faites parvenir un message par courrier électronique.

Notre serveur n’infiltre actuellement pas de témoins (cookies) dans la mémoire de votre ordinateur lorsque vous visitez notre site Web.

Toutefois, comme pour la majorité des sites Web, nous effectuons un suivi des tendances en ce qui a trait à l’utilisation de notre site Web, et ce, de manière anonyme. Votre identité ne peut raisonnablement être établie avec précision à partir de ces renseignements. Chaque fois que vous visitez notre site Web, notre serveur enregistre le nom de votre fournisseur de service Internet, la date et l’heure de votre visite, les pages que vous visitez, les documents que vous téléchargez, les recherches que vous effectuez et l’adresse URL de renvoi que vous avez utilisée pour accéder à notre site. Nous nous servons de ces renseignements non personnels pour optimiser les services offerts sur notre site Web.

Pour mieux vous servir, nous pouvons offrir, dans notre site Web, des liens qui mènent à d’autres sites Web. Toutefois, Blakes n’est pas responsable des pratiques en matière de collecte de renseignements personnels, d’utilisation et de divulgation d’autres entités auxquelles vous pouvez accéder à partir de notre site Web, ni n’accepte de responsabilité à cet égard. Nous vous prions de consulter les politiques en matière de renseignements personnels de ces autres entités avant de fournir des renseignements personnels à votre sujet sur leurs sites Web.

Votre consentement

Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels qui vous concernent avec votre consentement ou selon ce que la loi permet ou exige. Votre consentement peut être explicite ou implicite, selon les circonstances et le degré de confidentialité des renseignements personnels en question. Par exemple, dans la majorité des cas, le consentement d’un client visant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels par Blakes peut découler implicitement du fait que le client a retenu les services de Blakes à titre de conseillers juridiques lorsque la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sont liées à l’exécution de ces services par Blakes. Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant une autre personne, nous tenons pour acquis que vous avez obtenu le consentement de cette personne afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser ou de divulguer ces renseignements aux termes de la présente politique. Si vous choisissez de fournir à Blakes des renseignements personnels qui vous concernent, nous tenons pour acquis que vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions ces renseignements personnels selon ce qui est décrit dans le présent énoncé en matière de protection des renseignements personnels.

Si vous ne donnez pas votre consentement à cet égard, veuillez ne pas fournir de renseignements personnels qui vous concernent ou, le cas échéant, veuillez vous prévaloir des options de participation ou de non-participation qui vous sont offertes. Sous réserve des exigences juridiques et contractuelles et d’un préavis raisonnable, vous pouvez refuser de consentir à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements personnels qui vous concernent, ou vous pouvez retirer votre consentement en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation futures de renseignements à votre sujet en communiquant avec notre directeur de la protection des renseignements personnels (privacyofficer@blakes.com ou 416.863.2552). Veuillez noter que si vous retirez votre consentement en ce qui a trait à certaines utilisations des renseignements personnels qui vous concernent, nous pouvons ne plus être en mesure de vous fournir certains de nos services.

Il peut arriver que Blakes recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels à votre sujet sans votre consentement, par exemple afin de recouvrer des sommes que vous nous devez, de nous conformer à une assignation à témoigner ou à une ordonnance d’un tribunal ou de respecter les règles de pratique et de procédure d’un tribunal en ce qui a trait à la production de documents.

Sécurité

Blakes a mis en œuvre des mesures raisonnables de sécurité tant sur les plans physique, organisationnel et technologique afin de préserver les renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle. Ces mesures comprennent des sauvegardes visant à protéger ces renseignements contre la perte ou le vol ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Les membres de Blakes, ses représentants et ses mandataires autorisés ont accès aux renseignements personnels qui vous concernent.

En général, vous pouvez visiter le site Web de Blakes sans fournir de renseignements personnels. Toutefois, étant donné que les données soumises électroniquement ne sont pas sécurisées à 100 %, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements personnels que vous nous soumettez, ce que vous faites à vos propres risques.

Accès, correction, demandes, questions et plaintes

Nous conservons un dossier dans lequel sont regroupés les renseignements personnels qui vous concernent aux fins énoncées ci-dessus. Vous pouvez avoir accès à ce dossier au bureau de Blake, Cassels & Graydon s.r.l., C.P. 25, Commerce Court West, 199 Bay Street, Toronto (Ontario) M5L 1A9. Si vous désirez demander l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent dont Blakes a la garde ou le contrôle, ou y faire apporter des corrections, veuillez en faire la demande par écrit à notre directeur des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci-dessus. Il est possible que nous devions vérifier votre identité avant de chercher ou de vous fournir des renseignements personnels. Dans certains cas, il peut arriver que nous ne vous donnions pas accès aux renseignements personnels qui vous concernent, par exemple s’ils comportent des renseignements personnels sur d’autres personnes, s’ils constituent des renseignements commerciaux confidentiels, s’ils sont protégés par le secret professionnel ou s’ils ne font par ailleurs tout simplement pas l’objet d’une demande d’accès.

Étant donné que nous utilisons ces renseignements personnels pour vous fournir des services juridiques, il est important qu’ils soient exacts et à jour. Veuillez nous informer dès que possible de toute modification apportée à vos renseignements personnels.

Pour toute question, demande ou plainte à l’égard de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre directeur de la protection des renseignements personnels, Blake, Cassels & Graydon S.E.N.C.R.L./s.r.l., C.P. 25, Commerce Court West, 199 Bay Street, Toronto (Ontario) M5L 1A9, par courriel à privacyofficer@blakes.com ou par téléphone au 416.863.2552.

Modifications au présent énoncé

Blakes se réserve le droit d’apporter à tout moment des modifications au présent énoncé en matière de protection des renseignements personnels et prendra toutes les mesures raisonnables nécessaires pour en informer, au besoin, les personnes concernées. Toutefois, vous devriez relire de temps à autre le présent énoncé afin de vous assurer d’être au courant des modifications et de les accepter. Vous pouvez communiquer avec nous à l’adresse, à l’adresse de courriel ou au numéro de téléphone ci-dessus pour obtenir un exemplaire à jour du présent énoncé.

Affiché le 6 janvier 2005: