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Lignes directrices sur le vote par procuration pour 2020 : points saillants au Canada

Lignes directrices sur le vote par procuration pour 2020 : points saillants au Canada
Par  Matthew Merkley, Catherine Youdan et Rebecca Hastings (stagiaire)
3 février 2020

À l’approche de la période de sollicitation de procurations, les émetteurs sont invités à se familiariser avec les lignes directrices canadiennes en matière de vote par procuration respectives d’Institutional Shareholder Services Inc. (« ISS ») et de Glass Lewis & Co. (« Glass Lewis »), publiées récemment. Le présent bulletin traite de certaines questions abordées dans les recommandations de politiques sur le vote d’ISS (en anglais seulement), ainsi que dans les lignes directrices sur le vote par procuration et les lignes directrices sur les initiatives des actionnaires de Glass Lewis (toutes deux en anglais également), respectivement. Ces recommandations et lignes directrices visent les émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX ») pour la période de sollicitation de procurations de 2020.

RÔLE DES AGENCES DE CONSEIL EN VOTE

Les agences de conseil en vote ont pour rôle de passer en revue et d’analyser les questions soumises à l’examen aux assemblées des actionnaires. De plus, elles formulent, pour le compte de leurs clients (habituellement, des investisseurs institutionnels) des recommandations de vote sur ces questions, lesquelles recommandations peuvent exercer une forte influence sur l’orientation d’un vote. Les questions abordées comprennent des questions courantes, telles que la nomination d’auditeurs, ainsi que les courses aux procurations et les opérations d’acquisition d’entreprise complexes nécessitant un vote. En outre, ces questions peuvent résulter d’initiatives de la direction ou de propositions d’actionnaires. Les recommandations de vote se fondent généralement sur la conformité de l’émetteur aux pratiques et aux normes en matière de gouvernance contenues dans les lignes directrices générales émises par l’agence de conseil en vote pour la période de sollicitation de procurations en vigueur.

MODIFICATIONS APPORTÉES AUX POLITIQUES

Assiduité des administrateurs

Dans ses lignes directrices pour 2019, ISS indiquait qu’elle recommanderait en général aux actionnaires de « s’abstenir » de voter à l’égard de l’élection de candidats aux postes d’administrateurs dans deux situations ayant trait à l’assiduité :

  1. l’émetteur n’a pas adopté de politique relative à la démission des administrateurs en l’absence d’élection à la majorité et l’administrateur a assisté à moins de 75 pour cent des réunions du conseil et des principaux comités tenues au cours de la dernière année sans motif valable pour ses absences;

  2. l’émetteur a adopté une politique relative à la démission des administrateurs en l’absence d’élection à la majorité, l’administrateur a assisté à moins de 75 pour cent des réunions du conseil et des principaux comités tenues au cours de la dernière année sans motif valable pour ses absences et il existe une tendance à une faible assiduité depuis quelques années.

ISS a clarifié sa politique sur l’assiduité des administrateurs pour la période de sollicitation de procurations de 2020 en indiquant qu’elle pourrait ne pas appliquer les normes des recommandations de vote qui précèdent lorsque (i) le candidat a siégé à titre d’administrateur de l’émetteur pendant une partie seulement de l’exercice ou (ii) l’émetteur est une société nouvellement cotée en bourse ou récemment inscrite à la cote de la TSX. ISS a également précisé qu’elle regarde si les administrateurs ont assisté à au moins 75 pour cent de l’ensemble de leurs réunions du conseil et des principaux comités tenues dans la dernière année.

Glass Lewis n’a pas modifié sa politique sur l’assiduité des administrateurs pour la période de sollicitation de procurations de 2020 et elle continuera donc de recommander ordinairement aux actionnaires de « s’abstenir » de voter à l’égard de l’élection d’un candidat qui a siégé pendant au moins une année complète et n’a pas assisté à 75 pour cent des réunions du conseil et/ou de comités sans donner d’explication raisonnable. Toutefois, les lignes directrices de Glass Lewis pour 2020 prévoient qu’à compter de la période de sollicitation de procurations de 2020, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de « s’abstenir » de voter à l’égard de l’élection du président du comité de gouvernance lorsque les registres de présence aux réunions du conseil et des comités ne sont pas communiqués. Les lignes directrices pour 2020 prévoient également qu’à compter de 2021, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de « s’abstenir » de voter à l’égard de l’élection du président du comité d’audit si le comité d’audit ne s’est pas réuni au moins quatre fois pendant l’année. En outre, Glass Lewis a annoncé qu’à compter de 2021, elle recommandera généralement aux actionnaires de « s’abstenir » de voter à l’égard de l’élection du président du comité de gouvernance lorsque le nombre de réunions du comité d’audit tenues au cours du dernier exercice n’est pas communiqué.

Sociétés détenues/contrôlées par un actionnaire majoritaire

Dans ses lignes directrices pour 2019, ISS indiquait qu’elle peut recommander aux actionnaires de voter en faveur de l’élection des candidats aux postes d’administrateurs qui sont ou qui représentent un actionnaire contrôlant d’un émetteur contrôlé par un actionnaire majoritaire — à l’exclusion des sociétés ayant deux catégories d’actions — aux termes de politiques modifiées en matière d’indépendance du conseil d’administration et des comités, si la société contrôlée répond à des critères précis d’indépendance et de gouvernance. Dans ses lignes directrices pour 2020, ISS a précisé que les politiques modifiées en matière d’indépendance du conseil d’administration et des comités s’appliquent uniquement aux administrateurs non membres de la direction et ne visent pas à contourner les lignes directrices sur le vote d’ISS par ailleurs applicables aux candidats membres de la direction. À titre d’exemple, la politique modifiée prévoit que les comités d’audit et de candidatures de telles sociétés contrôlées devraient être composés majoritairement d’administrateurs indépendants ou, outre un administrateur indépendant, d’administrateurs non membres de la direction liés à l’actionnaire contrôlant.

Pour la période de sollicitation de procurations de 2020, Glass Lewis a peaufiné son approche à l’égard des sociétés contrôlées en indiquant que ces émetteurs ne sont pas tenus de respecter le seuil minimal établi par Glass Lewis pour la taille du conseil (à savoir cinq administrateurs pour les émetteurs inscrits à la cote de la TSX).

Honoraires excessifs pour services non liés à l’audit

Dans ses lignes directrices pour 2019, ISS indiquait qu’elle formulerait généralement une recommandation « d’abstention » de vote à l’égard des administrateurs qui sont membres du comité d’audit si les honoraires pour services non liés à l’audit (« autres ») versés au cabinet d’audit externe excèdent la somme des honoraires d’audit, des honoraires pour services liés à l’audit et des honoraires pour services de conformité et de préparation d’ordre fiscal. Or, les honoraires « autres » excluaient les honoraires liés aux événements ponctuels importants de restructuration du capital suivants : un premier appel public à l’épargne, une sortie de faillite et une scission. Pour la période de sollicitation de procurations de 2020, ISS a révisé sa politique relative aux honoraires excessifs pour services non liés à l’audit pour inclure ces honoraires précis liés aux événements ponctuels importants de restructuration du capital, à titre d’exemples seulement, c’est-à-dire que d’autres événements semblables — comme une opération de fusion et acquisition — pourraient dorénavant également être visés par cette exclusion.

Glass Lewis a une politique semblable relativement aux honoraires excessifs pour services non liés à l’audit. Dans ses lignes directrices pour 2019, Glass Lewis indiquait qu’elle pourrait formuler une recommandation « d’abstention » de vote à l’égard du président d’un comité d’audit qui siégeait à ce titre pendant l’audit si les honoraires pour services liés à l’audit représentent moins de 50 pour cent du total des honoraires facturés par l’auditeur. Les lignes directrices de Glass Lewis pour 2020 étendent la portée de cette politique et précisent que Glass Lewis pourrait formuler une recommandation « d’abstention » de vote à l’égard de tous les membres du comité d’audit qui siégeaient pendant la période en question au cours de la deuxième année consécutive où les honoraires pour services non liés à l’audit sont excessifs.

Rémunération des hauts dirigeants

Glass Lewis a apporté des modifications à sa politique en matière de rémunération des hauts dirigeants pour la période de sollicitation de procurations de 2020, en précisant que les pratiques suivantes pourraient entraîner une recommandation négative :

  • une modification excessivement large des événements déclencheurs, ainsi que des mécanismes à événement déclencheur unique ou à événement déclencheur unique modifié;

  • des droits à une indemnité de départ inappropriée, par exemple si la prime excède un multiple de trois fois le salaire et la prime ou si le calcul des indemnités de départ en espèces inclut les primes de rendement à long terme;

  • des primes à la signature injustifiées ou excessives;

  • des primes garanties, en particulier sur plusieurs années;

  • l’omission d’aborder des pratiques préoccupantes au moment de modifier des contrats de travail.

Glass Lewis a également étoffé sa politique pour ce qui est de la réaction des sociétés à la suite d’un faible soutien des actionnaires à des propositions concernant le vote consultatif sur la rémunération, en indiquant ses attentes à l’égard de différents degrés de réaction selon l’ampleur et la persistance de l’opposition des actionnaires. En l’absence d’une telle information, Glass Lewis pourrait envisager de recommander aux actionnaires de voter « contre » une prochaine proposition concernant le vote consultatif sur la rémunération.

Pour la période de sollicitation de procurations de 2020, ISS a modifié les critères relatifs à la rémunération au rendement dans le classement secondaire de son évaluation du rendement financier (Financial Performance Assessment) qui seront dorénavant fondés sur la valeur économique ajoutée (« VEA ») plutôt que sur les mesures des principes comptables généralement reconnus (« PCGR ») utilisées en 2019. Les mesures des PCGR continueront d’être indiquées sur les rapports de recherche d’ISS à titre informatif. ISS utilisera les quatre mesures de la VEA suivantes dans son évaluation : la marge à VEA (EVA Margin), l’écart à VEA (EVA Spread), le momentum à VEA par rapport aux ventes (EVA Momentum vs. Sales) et le momentum à VEA par rapport au capital (EVA Momentum vs. Capital).

Équité salariale

Glass Lewis a codifié son approche concernant les propositions d’actionnaires et demande aux émetteurs de divulguer l’écart entre la rémunération médiane des hommes et celle des femmes. Glass Lewis examinera ces propositions au cas par cas et recommandera généralement aux actionnaires de voter « contre » des résolutions lorsque les émetteurs ne fournissent pas suffisamment de renseignements sur (i) leurs initiatives en matière de diversité et (ii) la façon dont ils s’assurent que les hommes et les femmes sont rémunérés équitablement pour un travail égal.

Ancien chef de la direction/chef des finances au comité d’audit/de rémunération

Pour la période de sollicitation de procurations de 2020, ISS a harmonisé son ancienne politique relative à la présence d’un ancien chef de la direction/chef des finances au comité d’audit/de rémunération avec sa définition de l’indépendance des administrateurs. La politique actuelle recommande aux actionnaires de s’abstenir de voter pour des administrateurs qui ont occupé le poste de chef de la direction ou de chef des finances de l’émetteur au cours des cinq ou trois dernières années, respectivement. En outre, la nouvelle politique souligne que, dans les situations où un administrateur est également membre du comité d’audit ou de rémunération de l’émetteur, ISS recommandera aux actionnaires de s’abstenir de voter pour l’administrateur qui a occupé le poste de chef de la direction ou de chef des finances d’un membre du groupe de l’émetteur — ou d’une société acquise par l’émetteur — au cours des cinq ou trois dernières années, respectivement.

Exigence de préavis

Pour 2020, ISS a également publié une mise à jour de sa foire aux questions sur l’exigence de préavis (Advance Notice Requirements (ANR) FAQ en anglais seulement) pour le Canada où elle fait état d’un certain scepticisme concernant le recours actuel à cette exigence par certains émetteurs; elle conclut qu’une telle exigence est principalement adoptée pour permettre à l’émetteur et à son conseil d’administration d’être avisés du fait qu’un dissident souhaite un changement au conseil et d’éviter une course aux procurations à l’assemblée des actionnaires ou peu avant celle-ci, alors que l’avantage qu’en tirent les actionnaires semble minime, pour tout dire. Il sera intéressant de surveiller si ISS formulera davantage de recommandations « contre » concernant l’adoption d’exigences de préavis ou de modifications des règlements internes comprenant des exigences de préavis à l’avenir.

MODIFICATION DE LA LOI CANADIENNE SUR LES SOCIÉTÉS PAR ACTIONS

Nous rappelons aux émetteurs constitués sous le régime de la Loi canadienne des sociétés par actions (la « LCSA ») les modifications apportées récemment à celle-ci qui les obligent à fournir, dès 2020, de l’information supplémentaire sur la diversité dans le cadre de leur prochaine assemblée annuelle des actionnaires, ce qui, dans les faits, élargit la portée du régime d’information actuel fondé sur le principe « se conformer ou s’expliquer » prévu à l’Annexe 58-101A1 du Règlement 58-101 sur l’information concernant les pratiques en matière de gouvernance des Autorités canadiennes en valeurs mobilières, qui inclut dorénavant de l’information relative aux Autochtones, aux personnes handicapées, aux personnes qui font partie des minorités visibles et aux femmes, soit les « groupes désignés » au sens de la Loi concernant l’équité en matière d’emploi (Canada). Pour en savoir davantage, consultez notre Bulletin Blakes de juillet 2019 intitulé LCSA : les sociétés devront fournir des renseignements supplémentaires sur la diversité en 2020.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec :

Howard Levine            514-982-4005
Matthew Merkley       416-863-3328
Cat Youdan                  416-863-2511

ou un autre membre de notre groupe Marché des capitaux.