L’Agence du revenu du Canada (l’« ARC ») a franchi une étape importante dans l’ère numérique en faisant du courrier en ligne remis par l’intermédiaire du portail Mon dossier d’entreprise la méthode de transmission par défaut pour la majorité des communications touchant les entreprises, ce qui comprend les avis de cotisation, les lettres, les formulaires et d’autres documents liés au compte.
Depuis le 12 mai 2025, tous les nouveaux numéros d’entreprise et comptes de programme (y compris les sociétés constituées auprès des autorités fédérales ou provinciales) reçoivent désormais, par défaut, le courrier en ligne de l’ARC.
En date du 16 juin 2025, les entreprises existantes inscrites à Mon dossier d’entreprise (même si celui-ci n’est pas utilisé activement) ou ayant donné accès à un représentant par l’intermédiaire de Représenter un client sont passées au courrier en ligne. Fait important, cela comprend les entreprises qui avaient auparavant donné l’accès à Représenter un client à des conseillers externes pour une vérification, un litige ou une opération en particulier, là encore, même si l’accès n’est plus utilisé.
Ce changement soulève d’importantes questions pour les entreprises, car les documents transmis par voie numérique peuvent comporter des échéances qui ne seront pas respectées si le portail de l’ARC n’est pas surveillé activement. De nombreuses entreprises n’ont pas accès à leur compte de l’ARC, particulièrement dans les cas où des employés autorisés ont quitté l’entreprise ou lorsque des administrateurs non résidents ne sont pas en mesure d’accéder au portail pour fournir les autorisations requises.
Exceptions au système numérique par défaut
La transition vers le courrier en ligne pour les entreprises existantes ne s’applique pas :
- aux entreprises non inscrites à Mon dossier d’entreprise (par l’intermédiaire du propriétaire) et à Représenter un client (par l’intermédiaire d’un représentant autorisé) (c.-à-d. qu’aucune personne n’a accès en ligne);
- aux entreprises non résidentes sans propriétaire ou administrateur résident du Canada ayant accès à Mon dossier d’entreprise et non inscrites à Représenter un client (là encore, dans les cas où aucune personne n’a accès en ligne);
- aux organismes de bienfaisance.
Par conséquent, ces entités continueront de recevoir le courrier papier.
Note importante à l’intention des propriétaires/administrateurs non résidents
Seuls les résidents du Canada et les résidents des États-Unis ayant un NAS du Canada ou un numéro de représentant non résident peuvent accéder à Mon dossier d’entreprise ou à Représenter un client. Si une société est constituée au Canada, à moins d’avis contraire, l’ARC suppose que les administrateurs sont des résidents canadiens, ce qui fait en sorte que la correspondance est envoyée par voie numérique, même si aucune personne n’a accès pour la récupérer. Par conséquent, il est essentiel d’aviser l’ARC du statut de résidence pendant l’inscription ou après la constitution.
Demande de courrier papier
Les entreprises qui préfèrent recevoir le courrier papier doivent soumettre une demande par l’intermédiaire de Mon dossier d’entreprise ou en remplissant le formulaire RC681 Demande d’activation du courrier papier pour mon entreprise. Les entreprises ne recevront pas de confirmation du traitement de la demande de courrier papier.
Une demande de courrier papier n’est valide que pendant deux ans, après quoi l’entreprise reviendra au courrier en ligne, à moins qu’une nouvelle demande ne soit soumise. De plus, si le courrier est retourné à l’ARC comme étant non distribuable, le compte reviendra au courrier en ligne par défaut. Afin d’éviter toute perturbation, il est essentiel de tenir les renseignements sur les adresses à jour auprès de l’ARC.
Avis par courriel
Les entreprises devraient également tenir des adresses courriel à jour pour chacun de leurs comptes de programme afin de recevoir directement dans leur boîte de réception des avis de nouveaux courriels ou d’autres changements aux comptes. L’ARC permet trois adresses courriel par compte du programme. Ces coordonnées doivent être à jour, surtout lorsque les entreprises subissent des changements de personnel.
Prochaines étapes pour les entreprises
Toutes les entreprises nouvelles et existantes doivent veiller à se préparer adéquatement afin de recevoir et de surveiller les communications de l’ARC, que ce soit en ligne ou par courrier papier. L’omission de le faire peut entraîner des échéances manquées, des problèmes de conformité importants et des pénalités et intérêts éventuels.
Afin d’éviter de manquer des communications de l’ARC, les entreprises devraient :
- confirmer qu’elles ont accès ou qu’elles s’inscrivent à Mon dossier d’entreprise (il est à noter que le processus peut souvent être lourd pour les sociétés de personnes);
- ajouter et mettre à jour régulièrement des adresses courriel dans le portail de l’ARC;
- s’assurer que les renseignements d’entreprise figurant dans les dossiers de l’ARC sont à jour, y compris les administrateurs et les dirigeants ayant un pouvoir de signature;
- informer l’ARC des administrateurs non résidents;
- soumettre une demande de courrier papier, si elles le préfèrent, et définir un rappel pour un renouvellement tous les deux ans.
Pour en savoir davantage, communiquez avec l’une des auteures du présent bulletin ou un autre membre de notre groupe Fiscalité.
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