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Le point sur les régimes de retraite et avantages sociaux pendant la pandémie de COVID-19

Le point sur les régimes de retraite et avantages sociaux pendant la pandémie de COVID-19
27 mars 2020

La pandémie de COVID‑19 poursuit sa course à l’échelle mondiale. Face à cette crise, les entreprises ne doivent pas perdre de vue les questions relatives aux régimes de retraite et aux avantages sociaux. Le présent bulletin donne des renseignements importants à cet égard et nous continuerons de vous tenir informés au fur et à mesure que des annonces seront diffusées sur la réglementation et la législation.

Le présent bulletin traite de ce qui suit :

RÉGIMES DE RETRAITE AGRÉÉS

Questions relatives à l’administration

Dans la mesure où des changements apportés aux arrangements de travail font en sorte que des employés à temps plein deviennent des employés à temps partiel, les promoteurs et les administrateurs de régimes de retraite doivent évaluer les répercussions que ces changements peuvent avoir sur l’admissibilité des employés et/ou les prestations constituées aux termes du régime. Ils doivent également déterminer s’il y a lieu de modifier les régimes.

Les administrateurs de régimes doivent également tenir compte des directives émanant des organismes de réglementation des régimes de retraite, abordées ci‑dessous, y compris en ce qui a trait aux restrictions sur les transferts de la valeur de rachat d’un régime de retraite à prestations déterminées enregistré en Ontario.

Organismes de réglementation des régimes de retraite

L’Autorité ontarienne de réglementation des services financiers (l’« ARSF ») a publié récemment une annonce sur une foire aux questions (la « FAQ ») dans laquelle il est notamment indiqué ce qui suit :

  • Les administrateurs de régime peuvent demander une prorogation des délais de dépôt pouvant aller jusqu’à 60 jours par l’entremise du Portail de services aux régimes de retraite de l’ARSF. Si la prorogation demandée est de plus de 60 jours, ils peuvent soumettre leur demande par courrier électronique (de préférence) ou par courrier ordinaire à leur agent des pensions.

  • Si les administrateurs de régimes ont des difficultés à respecter les délais prescrits pour la production des renseignements à fournir aux participants, comme les déclarations annuelles et bisannuelles sur les prestations de retraite, les déclarations de cessation d’affiliation et les déclarations de retraite, ils doivent le faire savoir le plus tôt possible par courriel à l’agent des pensions qui leur a été assigné. Dans la FAQ, il est également indiqué qu’à compter de maintenant, les pénalités administratives pécuniaires en cas de non-respect à cet égard sont supprimées jusqu’à nouvel ordre, à la condition que les administrateurs de régimes aient informé l’ARSF de leurs difficultés et de leur plan d’action proposé.

  • Les opérations en cours, telles que les transferts d’éléments d’actif de retraite ou les demandes de liquidation, continueront d’être examinées par le personnel de l’ARSF, mais on s’attend à un certain retard en raison des perturbations actuelles. Les questions doivent être envoyées par courriel à l’agent des pensions assigné ou à l’adresse courriel : PensionInquiries@fsrao.ca.

  • Si l’administrateur d’un régime de retraite à prestations déterminées enregistré en Ontario sait ou devrait savoir que le ratio de transfert a diminué de 10 % ou plus depuis le ratio de transfert déterminé le plus récemment (ou si le ratio de transfert déterminé le plus récemment était supérieur à 1,0 et qu’il est tombé à 0,9 ou moins), il ne doit transférer aucune partie de la valeur de rachat d’une pension, d’une pension différée ou d’une prestation accessoire à laquelle un participant ou un ancien participant a droit sans obtenir l’approbation préalable de l’ARSF.

L’ARSF a indiqué que sa position pourrait évoluer dans les jours et les semaines à venir. Nous continuerons de vous tenir au courant de la position de l’agence ontarienne, mais aussi de celle des autres organismes de réglementation des régimes de retraite, dont l’Agence du revenu du Canada.

Placements des fonds de retraite

La situation actuelle peut faire en sorte qu’il soit très difficile, pour les fonds de retraite à prestations déterminées, d’évaluer les différents types de placements non traditionnels, notamment le capital-investissement, les placements privés de titres d’emprunt et les placements dans les infrastructures. Il est important que les administrateurs de fonds de retraite demeurent en étroite communication avec leurs gestionnaires de placement et s’assurent d’être au courant de tout engagement de capital imminent et de prendre des mesures à cet égard, notamment en ce qui a trait à la provenance du financement pour un engagement de capital. Par exemple :

  • Un transfert de fonds d’une catégorie de placement à une autre est-il prévu alors qu’il pourrait ne pas être souhaitable au moment en cause de vendre des titres de sociétés ouvertes détenus par le fonds de retraite afin de financer l’engagement de capital imminent?

  • Que prévoit l’énoncé des politiques et des procédures de placement du fonds de retraite?

S’il est impossible d’éviter d’avoir à prendre des décisions de placement à très court terme, il y aurait lieu de s’assurer que la délégation de pouvoir relatif aux décisions de placement du fonds de retraite est interprétée correctement (c.-à-d. qui détient ce pouvoir?).
Dans le cas d’un régime à cotisations déterminées, si l’administrateur du régime effectue (ou s’apprête à effectuer) la suppression ou la liquidation d’une option de placement (tout particulièrement une option de placement par défaut), il est important de déterminer ce qui suit en collaboration avec le conseiller en placement du fonds de retraite ou le dépositaire/le responsable de la tenue de livres :

  • Si le moment est approprié ou non pour effectuer ce changement;

  • Si le moment et le mécanisme de transfert (c.-à-d. le mappage) du fonds supprimé au nouveau fonds ont fait l’objet de discussions en profondeur avec le gestionnaire ou le dépositaire du fonds supprimé et ont été communiqués aux participants des régimes à cotisations déterminées.

Fonds enregistré de revenu de retraite et retraits de prestations variables

Le 18 mars 2020, le gouvernement du Canada a annoncé qu’il réduisait de 25 % le montant minimal requis des retraits des fonds enregistrés de revenu de retraite pour 2020, et que des règles semblables s’appliqueraient aux personnes qui touchent des prestations variables en vertu d’un régime de pension à cotisations déterminées.

COUVERTURE DES RÉGIMES DE SANTÉ ET DE BIEN-ÊTRE

Les employeurs feraient bien de passer en revue leurs régimes de santé et de bien‑être afin de s’assurer que leurs employés bénéficient d’une couverture appropriée. Par exemple, certains régimes d’avantages sociaux ne couvrent que les employés à temps plein ou offrent des avantages de niveaux différents aux employés à temps partiel. Si des employeurs réduisent le nombre d’heures de travail des employés de sorte que certains employés à temps plein deviennent des employés à temps partiel, la couverture de ceux‑ci dépendra de leur admissibilité en fonction des modalités de ces régimes d’avantages sociaux.

Les employeurs qui souhaitent maintenir la couverture de ces employés désormais à temps partiel devront passer en revue les modalités précises du régime ou de la police et s’entendre avec l’assureur pour que la couverture soit maintenue. Les employeurs doivent communiquer avec leurs fournisseurs de régimes d’avantages sociaux si les modalités des régimes doivent être modifiées.

Congés avec protection d’emploi

Ontario

L’Ontario a modifié la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (la « LNE ») pour y ajouter le congé spécial advenant une situation d’urgence liée à une maladie infectieuse. Le projet de loi 186, Loi de 2020 modifiant la Loi sur les normes d’emploi (situations d’urgence liées à une maladie infectieuse) (le « projet de loi 186 ») a été déposé et a reçu la sanction royale le 19 mars 2020, modifiant du même coup la LNE.

Aux termes de la LNE, il est dorénavant prévu qu’un employé a droit à un congé non payé s’il n’exercera pas les fonctions de son poste pour l’une ou plusieurs des raisons suivantes en lien avec une maladie infectieuse désignée :

  • l’employé fait personnellement l’objet d’une enquête médicale, de surveillance médicale ou de soins médicaux liés à la maladie infectieuse désignée;

  • l’employé agit conformément à un ordre ou à une ordonnance prévu à l’article 22 ou 35 de la Loi sur la protection et la promotion de la santé en lien avec la maladie infectieuse désignée;

  • l’employé est en quarantaine ou en isolement ou fait l’objet d’une mesure de lutte, notamment l’auto-isolement, et la quarantaine, l’isolement ou la mesure de lutte a été mis en place conformément à des renseignements ou à des directives liés à la maladie infectieuse désignée de façon précise;

  • l’employé a reçu une directive donnée par son employeur parce que ce dernier craint que l’employé expose d’autres particuliers à la maladie infectieuse désignée dans son lieu de travail;

  • l’employé fournit des soins ou un soutien à un particulier visé au paragraphe (8) en raison d’une question liée à la maladie infectieuse désignée qui concerne ce particulier, notamment la fermeture d’une école ou d’une garderie;

  • l’employé est directement touché par des restrictions en matière de déplacement liées à la maladie infectieuse désignée et, compte tenu des circonstances, on ne peut pas raisonnablement s’attendre à ce qu’il revienne en Ontario;

  • tout autre motif prescrit.

Le projet de loi 186 prévoit que l’employeur peut exiger que l’employé qui prend un congé lié à une maladie infectieuse désignée lui fournisse une preuve raisonnable dans les circonstances, à un moment raisonnable dans les circonstances, du fait qu’ils y ont droit, mais ne peut exiger un certificat livré par un praticien de la santé qualifié comme preuve. Le projet de loi 186 modifie également la LNE afin d’y inclure la liste des particuliers auxquels un employé pourra fournir des soins, de l’aide ou du soutien lorsqu’il prendra le congé spécial advenant une situation d’urgence liée à une maladie infectieuse.

Le gouvernement de l’Ontario a indiqué dans un document d’information que l’Assemblée législative de l’Ontario a adopté le projet de loi 186 pour accorder un congé avec protection d’emploi aux employés qui sont en isolement ou en quarantaine en raison de la COVID‑19 ainsi que pour les personnes qui doivent s’absenter du travail afin de prendre soin d’un proche ou d’un enfant, notamment à cause de la fermeture d’une école ou d’une garderie. Le 19 mars 2020, le gouvernement de l’Ontario a également déposé le Règlement de l’Ontario 66/20, qui désigne le coronavirus (COVID‑19), parmi d’autres, en tant que maladie infectieuse et qui donne droit à un congé spécial lié au coronavirus (COVID‑19) réputé avoir commencé le 25 janvier 2020.

Règle générale, en Ontario, l’employé qui est en congé continue de participer aux « régimes d’avantages sociaux » visés (terme qui comprend les régimes de retraite et les régimes d’assurance-maladie complémentaire) qui ont trait à son emploi à moins qu’il ne choisisse par écrit de ne pas le faire. L’employeur continue de verser ses cotisations à l’égard de ces régimes d’avantages sociaux à moins que l’employé ne l’avise par écrit de son intention de ne pas verser ses cotisations, s’il doit en verser.

Alberta

L’Alberta a modifié le Employment Standards Code afin d’y ajouter un congé lié à la COVID‑19 en prenant le décret Order In Council 064/2020, qui a été déposé le 17 mars 2020. Un employé a maintenant droit à un congé non payé d’une durée de 14 jours consécutifs s’il est en quarantaine, ce qui comprend l’auto-isolement et l’auto-quarantaine découlant de la COVID‑19, que peut recommander ou exiger la médecin en chef de l’Alberta. Le congé peut être prolongé si la médecin en chef de l’Alberta estime que cette prolongation est nécessaire afin d’enrayer la COVID‑19 chez les personnes pouvant déjà avoir été infectées, de protéger les personnes n’ayant pas déjà été exposées à la COVID‑19 ou de briser la chaîne de transmission et d’empêcher la propagation de la COVID‑19. L’employé en quarantaine est exempté des exigences selon lesquelles il doit être à l’emploi du même employeur depuis 90 jours et doit fournir un certificat médical à son employeur. Ces mesures s’appliquent rétroactivement à compter du 5 mars 2020.

En général, les employeurs de l’Alberta ne sont pas tenus de continuer de verser leurs cotisations aux régimes d’avantages sociaux pendant un congé non payé avec protection d’emploi prévue par la loi (quoique certains employeurs continuent de le faire pendant les périodes de congé conformément aux modalités du régime applicable). Les employeurs feraient bien de passer en revue les modalités de leurs régimes afin de déterminer s’ils doivent continuer de verser leurs cotisations pendant les congés non payés des employés.

Pour en savoir davantage à ce sujet, veuillez consulter notre Bulletin Blakes de mars 2020 intitulé Mise au point : le gouvernement de l’Alberta confirme que les congés liés à la COVID-19 seront sans solde.

Saskatchewan

La Saskatchewan a modifié la Saskatchewan Employment Act afin d’y inclure un congé avec protection d’emploi advenant un état d’urgence sanitaire. Le 17 mars 2020, le projet de loi intitulé Bill 207, An Act to amend The Saskatchewan Employment Act respecting Public Health Emergencies a été déposé et a reçu la sanction royale. La Saskatchewan Employment Act prévoit désormais un congé spécial en cas d’état d’urgence sanitaire qui s’applique dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  • Un état d’urgence sanitaire a été déclaré par l’Organisation mondiale de la santé, et le médecin en chef de la Saskatchewan a également rendu des ordonnances précises portant sur l’état d’urgence sanitaire;

  • Le médecin en chef de la Saskatchewan a rendu une ordonnance précise portant sur des mesures visant à empêcher ou à réduire la propagation d’une maladie.

Les employés ont droit à un congé spécial en cas d’état d’urgence sanitaire si leur employeur, un professionnel de la santé, le gouvernement de la Saskatchewan ou le médecin en chef de la province a exigé que les employés s’isolent afin d’empêcher ou de réduire la propagation de la maladie ou si les employés doivent fournir des soins et du soutien à leurs enfants ou à des membres de leur famille visés par une directive ou une ordonnance du gouvernement de la Saskatchewan ou par une ordonnance du médecin en chef de la province. Si l’absence d’un employé en raison d’une maladie ou d’une blessure résulte d’un état d’urgence sanitaire, les exigences générales selon lesquelles l’employé doit avoir été au service de l’employeur depuis plus de 13 semaines consécutives avant son absence et doit fournir un certificat médical sur demande ne s’appliquent pas. Ces mesures s’appliquent rétroactivement à compter du 6 mars 2020.

En général, en Saskatchewan, lorsqu’il prend un congé lié à l’emploi, un employé continue d’avoir le droit de participer aux régimes d’avantages sociaux réglementaires (qui comprennent les régimes de retraite et les régimes de soins médicaux) pourvu qu’il continue de verser les cotisations requises par les régimes d’avantages sociaux réglementaires. En ce qui concerne le congé spécial en cas d’état d’urgence sanitaire, les employés ont expressément le droit de toucher leur salaire habituel ainsi que celui de bénéficier de leurs avantages sociaux réguliers si leur employeur les a autorisés à télétravailler pendant la période visée et qu’ils respectent les mesures énoncées dans l’ordonnance du médecin en chef de la province et toute ordonnance du lieutenant-gouverneur en conseil.

ASSURANCE-EMPLOI ET AUTRES PRESTATIONS

Le gouvernement du Canada a annoncé des changements à l’assurance-emploi (l’« AE ») relativement aux prestations de maladie de l’assurance-emploi pour les Canadiens touchés par la COVID‑19 et mis en quarantaine. Le délai de carence d’une semaine applicable aux prestations de maladie de l’AE est supprimé pour les nouveaux prestataires qui sont placés en quarantaine, afin que cette première semaine leur soit payée. De plus, les personnes qui présentent une demande de prestations de maladie de l’AE en raison d’une mise en quarantaine n’auront pas à fournir un certificat médical, tandis que les personnes qui ne peuvent pas faire leur demande de prestations de maladie de l’AE en raison d’une mise en quarantaine peuvent la présenter ultérieurement et verront leur demande d’AE antidatée afin de couvrir la période visée.

Le gouvernement du Canada a annoncé qu’il allait instaurer une allocation de soins d’urgence, qui prévoit jusqu’à 900 $ CA aux deux semaines, pour une période maximale de 15 semaines, afin d’offrir un soutien du revenu aux personnes qui doivent rester chez elles et qui n’ont pas accès à des congés de maladie payés. Cette mesure s’adresse aux personnes suivantes :

  • les travailleurs, y compris les travailleurs autonomes, qui sont mis en quarantaine en raison de la COVID‑19 ou atteints de cette maladie, mais qui ne sont pas admissibles aux prestations de maladie de l’AE;

  • les travailleurs, y compris les travailleurs autonomes, qui prennent soin d’un membre de la famille atteint de la COVID‑19, par exemple un parent âgé, mais qui ne sont pas admissibles aux prestations de maladie de l’AE;

  • les parents qui ont des enfants ayant besoin de soins ou de supervision à cause de la fermeture de leur école ou de leur garderie et qui ne sont pas en mesure de gagner un revenu d’emploi, qu’ils aient droit ou non à l’AE.

Le gouvernement du Canada a également annoncé qu’il allait instaurer une allocation de soutien d’urgence par l’intermédiaire de l’Agence du revenu du Canada, qui fournira un soutien aux travailleurs qui ne sont pas admissibles à l’AE et qui sont frappés par le chômage. Ces mesures devraient être mises en œuvre au début d’avril.

RÉGIMES DE PRESTATIONS SUPPLÉMENTAIRES DE CHÔMAGE

De nombreux employeurs envisagent actuellement de mettre en place un régime de prestations supplémentaires de chômage (les « PSC ») afin de bonifier la rémunération hebdomadaire de leurs employés lorsque ceux-ci se retrouvent sans emploi en raison d’un arrêt de travail temporaire, d’une formation, d’une maladie, d’une blessure ou d’une mise en quarantaine, et qui touchent des prestations d’AE (c.-à-d. qu’autrement, l’employeur ne peut verser aucune autre rémunération à ses employés et ceux-ci ne peuvent aucunement travailler).

Un régime PCS doit être enregistré auprès de Service Canada pour que les paiements ne soient pas considérés comme une rémunération qui viendrait réduire les prestations d’AE. Aux termes de ce type de régime PCS, les paiements, lorsqu’ils sont combinés aux prestations d’AE, ne peuvent pas dépasser 95 % de la rémunération antérieure des employés (contrairement aux suppléments aux prestations de maternité, parentales ou pour les proches aidants, qui n’ont pas à être enregistrés et qui ne sont pas assujettis à cette restriction).

L’enregistrement des régimes PCS doit être effectué avant la date de leur entrée en vigueur. Ces régimes sont assujettis à des exigences précises aux fins de l’enregistrement, comme la détermination du groupe d’employés ouverts et le dépôt de certains documents.

Un bon nombre d’employeurs envisagent aussi de mettre en place des accords de travail partagé aux termes du Programme de travail partagé de l’AE. Un accord de travail partagé permet à un employeur de s’entendre avec un groupe d’employés afin de réduire les heures normales de travail de ceux-ci et de partager entre eux le travail disponible pendant la relance de l’entreprise.

L’employeur et le groupe d’employés doivent présenter ensemble l’accord de travail partagé à Service Canada aux fins d’approbation. Les employés visés par l’accord doivent être admissibles aux prestations d’AE et en recevoir. L’avantage d’un accord de travail partagé est que l’employé peut travailler et être rémunéré par l’employeur sans que sa rémunération soit portée en déduction des prestations d’AE versées dans le cadre du Programme de travail partagé.

Il est à noter que ce ne sont pas tous les types d’employés qui sont admissibles aux accords de travail partagé. Le gouvernement du Canada a instauré des mesures spéciales temporaires relatives aux accords de travail partagé pour les entreprises touchées par le ralentissement conjoncturel causé par la COVID-19.

PROGRAMME D'AIDE TEMPORAIRE AUX TRAVAILLEURS (« PATT ») DU QUEBEC

Le 16 mars 2020, le Québec a annoncé un nouveau programme appelé PATT (Programme d’aide temporaire aux travailleurs). Ce programme « est destiné à offrir une aide financière pour répondre aux besoins des travailleurs qui, en raison d’un isolement pour contrer la propagation du virus COVID‑19, ne peuvent gagner en totalité leur revenu de travail et qui ne sont pas admissibles à un autre programme d’aide financière. » Ce programme a été mis en place et est administré en partenariat avec la Croix-Rouge.

Le PATT s’applique aux travailleurs qui résident au Québec et qui sont en isolement pour l’une des raisons suivantes :

  • ils ont contracté le virus ou présentent des symptômes;

  • ils ont été en contact avec une personne infectée par la COVID‑19;

  • ils reviennent de l’étranger.

De plus, les travailleurs qui sont en isolement ou qui sont susceptibles de l’être selon les critères ci‑dessus sont admissibles au PATT :

  • s’ils ne sont pas indemnisés par leur employeur;

  • s’ils n’ont pas d’assurance privée;

  • s’ils ne sont pas couverts par les autres programmes gouvernementaux, notamment l’assurance-emploi au gouvernement fédéral.

Le montant forfaitaire accordé à la personne admissible est de 1 146 $ CA pour une période de 14 jours d’isolement (573 $ CA par semaine). Si son état de santé le justifie, la période de couverture de la personne admissible peut être prolongée jusqu’à un maximum de 28 jours. Les sommes versées aux termes du PATT ne sont pas imposables en vertu des règles fiscales actuelles.

Pour en savoir davantage sur le sujet, communiquez avec un membre de notre groupe Régimes de retraite, avantages sociaux et rémunération des hauts dirigeants.
 
Consultez notre Centre de ressources sur la COVID-19 pour en savoir davantage sur les répercussions de la COVID-19 sur votre entreprise.