De la place pour agrandir ou rapetisser : droits d’expansion et de réduction de l’espace dans les baux commerciaux

Les droits d’expansion et de réduction de l’espace prévus dans les baux commerciaux peuvent être des outils précieux, tant pour les propriétaires que pour les locataires, dans la mesure où ils concilient la flexibilité recherchée par les locataires et la prévisibilité souhaitée par les propriétaires. Toutefois, puisque de tels droits donnent lieu à une nouvelle répartition des risques, des coûts et du contrôle entre les parties, ils doivent être négociés avec soin en tenant compte des réalités commerciales et rédigés avec clarté en tenant adéquatement compte des risques.

Voici cinq considérations à prendre en compte lorsque vous ajoutez des droits d’expansion ou de réduction de l’espace dans un bail, que vous soyez propriétaire ou locataire :

1. Il est judicieux de connaître les options d’expansion disponibles. En général, il existe trois types de droits d’expansion de l’espace : un droit direct permettant d’étendre ses locaux dans un espace prédéterminé; un droit de premier refus permettant au locataire d’égaliser l’offre d’un tiers pour un espace disponible; ou un droit de première offre accordant au locataire la priorité pour négocier la location d’un espace disponible. Le droit d’expansion direct est celui qui procure la plus grande prévisibilité, et ses conditions sont d’ailleurs souvent négociées dès le départ. Par ailleurs, le droit de premier refus et le droit de première offre procurent moins de prévisibilité, leurs conditions étant d’ordinaire négociées pendant la durée du bail et en fonction de la conjoncture du marché.
2. Les droits de réduction de l’espace aident à gérer les risques. Pour les locataires, les droits de réduction éliminent l’incertitude liée à une éventuelle sous-location ainsi qu’au coût associé au fait de conserver l’espace inutilisé. Pour les propriétaires, les droits de réduction peuvent contribuer à la fidélisation des locataires, et ils procurent de la prévisibilité quant aux circonstances dans lesquelles une partie de l’espace sera récupérée.
3. Le choix des locaux est important. Dans le cas d’une expansion, les locataires cherchent généralement des locaux adjacents à leurs locaux actuels, mais la disponibilité de tels locaux peut être limitée par les options dont disposent d’autres locataires. Dans le cas d’une réduction, les propriétaires souhaitent généralement récupérer des étages entiers ou des zones prédéfinies, tandis que les locataires préfèrent choisir eux-mêmes les locaux qu’ils cèdent.
4. Les dispositions liées au loyer et aux autres frais doivent être rédigées de façon claire. Les frais qui accompagnent une expansion, qu’il s’agisse d’un loyer à taux fixe ou d’un loyer au prix courant, ont une incidence directe sur le risque encouru par chaque partie. Dans le cas d’une réduction de l’espace occupé, les propriétaires exigent souvent des frais de résiliation afin de récupérer certains coûts afférents au bail; le calcul de ces frais devient donc un point de négociation clé.
5. La rédaction de dispositions claires limite le risque de litige. Afin de minimiser le risque de litige, les droits d’expansion et de réduction de l’espace doivent être formulés de manière précise. Les éléments clés à prendre en compte comprennent l’espace concerné, la période visée et les préavis, le calcul du loyer ou des autres frais, la fréquence du droit (une seule fois ou permanente) et ses conditions d’exercice, notamment s’il n’y a pas de manquement de la part du locataire.

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