Comme le cadre réglementaire change constamment et qu’il comporte des risques complexes qui ne cessent d’évoluer, les sociétés ouvertes doivent être vigilantes et s’assurer que leurs politiques de gouvernance reflètent adéquatement les pratiques exemplaires les plus récentes. Cependant, chaque situation est différente, et c’est pourquoi il est important de comprendre le contexte particulier de la structure organisationnelle, ainsi que l’éventail des pratiques qui facilitent le bon fonctionnement d’une société ouverte, en mettant en place les mécanismes de vérification, d’équilibre et de protection adéquats, afin de créer de la valeur à long terme pour les parties intéressées, et ce, tout en ayant un profil de risque acceptable.
Les sociétés adoptent souvent des politiques de gouvernance écrites, ou les mettent à jour, dans le cadre de leur premier appel public à l’épargne ou de leur inscription à la cote d’une bourse. Ces politiques sont ensuite révisées périodiquement par le conseil d’administration ou l’un de ses comités. On peut toutefois se demander si suffisamment d’attention est accordée à ce processus à la suite d’importants développements internes et externes, et si les politiques reflètent les pratiques réelles au sein de l’organisation.
Voici, par exemple, quelques développements :
Politique sur les délits d’initiés : La Loi sur les valeurs mobilières de l’Ontario prévoit désormais, outre les interdictions relatives aux opérations d’initiés et au tuyautage, que toute personne ayant des rapports particuliers avec un émetteur assujetti et qui a été mise au courant d’un fait pertinent ou d’un changement important concernant cet émetteur, mais qui n’a pas été divulgué au public, ne peut, sauf si cela est nécessaire dans le cours normal de ses activités commerciales, recommander à quiconque d’acheter ou de vendre des valeurs mobilières de l’émetteur, ni l’encourager à le faire. Toutes les sociétés ouvertes devraient prendre des mesures pour informer leurs employés en ajoutant l’interdiction de « recommander ou d’encourager » à leur politique sur les délits d’initiés.
On devrait également tenir compte des périodes d’interdiction de négociation et examiner si, tant d’un point de vue de la réputation que juridique, celles-ci commencent au moment approprié et visent les personnes appropriées, et à quel moment, après la publication d’information jusque-là non publique et importante, la période d’interdiction de négociation devrait se terminer (habituellement, un jour de bourse complet devrait maintenant être suffisant pour les grands émetteurs bien connus).
Politique sur la diversité : À compter du 1er janvier 2020, les sociétés ouvertes constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions devront respecter le modèle de divulgation « se conformer ou s’expliquer » concernant la place des Autochtones, des personnes handicapées, des personnes faisant partie des minorités visibles et des femmes au sein de leur haute direction et de leur conseil d’administration (consultez notre Bulletin Blakes de juin 2019 intitulé LCSA : les sociétés devront fournir des renseignements supplémentaires sur la diversité en 2020). Tous les émetteurs devraient établir quelles modifications, s’il y a lieu, devraient être apportées à leur politique sur la diversité ou s’ils devraient adopter une telle politique.
Politique sur les médias sociaux : Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières recommandent aux émetteurs de rédiger des politiques et des procédures portant spécifiquement sur l’utilisation des médias sociaux, plutôt que d’aborder brièvement le sujet dans leur politique en matière d’information (consultez notre Bulletin Blakes de mars 2017 intitulé Nouveaux médias, mêmes attentes : les ACVM mettent en garde les émetteurs canadiens à propos de l’utilisation des médias sociaux).
Règles des comités : Lorsqu’une société ouverte confie, dans sa politique relative à l’élection à la majorité ou sa politique sur la diversité, des responsabilités à un comité du conseil d’administration, les règles de ce comité devraient également décrire ces responsabilités, de sorte que les membres n’aient qu’un seul document à consulter au moment de s’acquitter de leurs fonctions.
Politique en matière d’information : Les allocutions (par exemple, lors de conférences au sein de l’industrie) pendant des « périodes calmes » et les réunions privées avec des investisseurs, des analystes ou d’autres membres de la communauté financière en tout temps comportent des risques qui devraient être traités adéquatement dans la politique en matière d’information.
Comité de gestion des risques : Relevant autrefois des comités d’audit, la gestion des risques est maintenant de plus en plus assurée par un comité de gestion des risques distinct, même si cela n’est peut-être pas nécessaire ou approprié pour toutes les organisations. De plus, chaque comité du conseil d’administration devrait avoir pour responsabilité de superviser la gestion des risques conformément à la portée de ses règles.
L’automne est un bon moment pour passer en revue sa politique de gouvernance, laissant suffisamment de temps pour mettre en œuvre les changements nécessaires avant la période de sollicitation de procurations et de préparation des circulaires de sollicitation de procurations.
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