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Repenser les enquêtes internes en temps de pandémie

Repenser les enquêtes internes en temps de pandémie
2 décembre 2020

La pandémie de COVID-19 a obligé tous les secteurs de l’économie à s’adapter rapidement à une réalité sans précédent. Bon nombre des mécanismes faisant partie intégrante des entreprises, dont ceux visant les enquêtes internes, ont dû être modifiés. Lors d’une récente webdiffusion, nos avocats ont identifié les principaux points à retenir quant aux changements apportés aux enquêtes internes dans le cadre de cette « nouvelle normalité ».

1. Entrevues à distance : une solution de rechange sécuritaire

Les entrevues en personne demeurent le moyen privilégié pour les enquêtes internes, car elles permettent de mieux évaluer la crédibilité de la personne interrogée, grâce à l’observation de première main des réactions « sans filtre » de cette personne aux questions difficiles. C’est également la meilleure façon d’être certain que la salle est sécurisée et qu’aucune autre personne n’écoute ni ne guide le témoin. Cela dit, il peut arriver que les entrevues à distance soient préférables, notamment lorsque les témoins seraient autrement obligés de porter un masque ou lorsqu’il serait difficile d’échanger des documents physiques en raison des restrictions liées à la pandémie. Qu’il s’agisse de conseillers juridiques internes ou externes, les enquêteurs devraient s’assurer de confirmer certains éléments relatifs à la conduite de l’entrevue à distance, dont le fait que l’entrevue ne doit pas être enregistrée et que personne d’autre ne doit communiquer avec le témoin, tant à l’intérieur de la salle que par messagerie électronique. Dans un monde post-pandémie, les enquêtes à distance seront possiblement un autre outil contribuant à faciliter les enquêtes dans certains contextes où les entrevues en personne présentent des défis.

2. Nécessité d’une cybersécurité accrue

La pandémie a contraint les entreprises de la plupart des secteurs à procéder à une transition rapide vers le télétravail. Des fonctions de sécurité renforcées ont donc été écartées pour privilégier la mise en place expéditive de postes de travail à distance, d’où la hausse marquée des cas d’atteinte à la protection des données signalés en mars et avril 2020. Lorsque les enquêtes sont réalisées à distance, des documents sensibles sont transmis en ligne et les entrevues sont entièrement effectuées par des moyens technologiques, de sorte que des mesures de sécurité accrue doivent être prévues pour veiller à ce que ces données ne fassent pas l’objet d’un accès non autorisé. La chaîne de traçabilité des documents et des données devient également plus complexe puisque les enquêteurs ont fréquemment recours à des fournisseurs de services tiers qui agissent en tant que gardiens des données sensibles (les données tirées de la création d’images du disque dur d’un ordinateur portable, par exemple). Alors que les enquêtes s’appuient de plus en plus sur la technologie, des mesures de sécurité accrue sont requises pour protéger les volumes importants de données d’enquête et veiller à ce que les enquêtes soient réalisées de la manière la plus sécuritaire possible.

3. Enquêtes à distance : préoccupations accrues quant au secret professionnel

Bien que les règles de droit relatives au secret professionnel s’appliquent tout autant dans le cas des enquêtes virtuelles, d’autres éléments doivent toutefois être pris en considération. Il est important de ne pas faire abstraction des frontières, car les règles relatives au secret professionnel diffèrent selon le pays dans lequel l’enquête ou l’entrevue se déroule, et l’avocat qui mène l’enquête devrait donc consulter un avocat local pour s’assurer que toutes les lois relatives aux enquêtes du pays en question sont suivies à la lettre. Dans ses communications avec son client, l’avocat qui mène l’enquête devrait tenir compte du secret professionnel. Les documents transmis par courriel peuvent facilement être transférés à d’autres intervenants. Or, une fois que de tels documents ne sont plus traités comme étant confidentiels, la protection offerte par le secret professionnel peut être perdue.

4. Changements dans les orientations des organismes de réglementation

Tout comme les organisations du secteur privé ont été obligées de s’ajuster en fonction des circonstances changeantes entourant la pandémie, les organismes de réglementation ont également dû s’adapter. De fait, pour passer à un mode de fonctionnement virtuel, les organismes de réglementation et d’application de la loi ont dû relever certains défis. En outre, de nombreux tribunaux ont dû se prononcer sur la question du caractère équitable des audiences virtuelles et déterminer si un témoignage par vidéoconférence est adéquat, pour conclure en général que les audiences virtuelles respectent les exigences en matière d’application régulière de la loi. Une bonne connaissance des changements particuliers qui se sont opérés dans les procédures d’enquête et les priorités au chapitre de l’application de la loi aidera les organisations à optimiser leur réponse à toute mesure prise par un organisme chargé de l’application de la loi.

5. Adaptation de la dynamique au sein de la sphère de la concurrence

Le Bureau de la concurrence (le « Bureau ») est un bon exemple d’un organisme d’application de la loi qui a su s’adapter aux nouvelles réalités propres à la tenue des enquêtes dans le contexte de la pandémie. Le Bureau a mis sur pied un groupe de travail dont l’objectif est de fournir des orientations informelles sur la collaboration entre concurrents en période de pandémie. Il a ainsi déclaré qu’il s’abstiendra généralement d’exercer un contrôle à l’égard de telles collaborations pourvu que ces dernières soient de durée et de portée limitées, soient entreprises de bonne foi et ne dépassent pas le cadre de ce qui est nécessaire pour assurer la fourniture et la prestation de produits et services essentiels aux Canadiens. Par ailleurs, le Bureau a poursuivi ses enquêtes civiles et criminelles, quoique celles-ci aient été quelque peu modifiées et ralenties dans les cas où il est nécessaire de recourir à des mandats de perquisition et d’interroger des témoins. Les limitations visant ces outils d’enquête pourraient faire en sorte que le Bureau mène ses enquêtes civiles plus rapidement et même, compte tenu des ressources restreintes du Bureau, amener ce dernier à décider de ne pas poursuivre une enquête.
 
Vous pouvez en apprendre davantage sur les transformations qui ont touché les enquêtes pendant la pandémie et sur les expériences personnelles des enquêteurs en visionnant notre webdiffusion (en anglais) : Reimagining Internal Investigations in Pandemic Times.

Pour en savoir davantage, communiquez avec :

Simon Seida                                       514-982-4103
Mark Morrison                                   403-260-9726
Iris Fischer                                          416-863-2408
Randall Hofley                                    416-863-2387 
Alexandra Luchenko                         604-631-4166
Imran Ahmad                                     416-863-4329

ou un autre membre de notre groupe Litige et règlement des différends.

Cet article a été rédigé par Rachel Wollenberg, une avocate de notre bureau de Calgary.