Employeurs : Considérations clés pour trouver un juste équilibre entre diverses obligations concurrentes en milieu de travail

Les employeurs doivent souvent composer simultanément avec des enquêtes en milieu de travail découlant de plaintes d’employés et avec des enjeux de protection de la vie privée. Pour gérer diverses obligations qui se chevauchent, il faut établir des priorités, veiller à la protection des droits des employés, ainsi que prendre des décisions pragmatiques qui minimisent les risques juridiques et réputationnels.

Voici cinq considérations clés que les employeurs devraient prendre en compte pour trouver un juste équilibre entre diverses obligations concurrentes :

1. Processus relatif aux mesures d’adaptation. Les employeurs doivent parfois traiter des demandes de mesures d’adaptation liées à des motifs protégés en vertu de la législation sur les droits de la personne, comme la déficience, la religion ou la situation de famille. Comme cette obligation repose en partie sur des processus, l’employeur devrait veiller à répondre à ces demandes dans les meilleurs délais, en prenant soin d’obtenir tous les renseignements pertinents, d’évaluer les options d’adaptation raisonnables et d’entretenir un dialogue continu avec l’employé concerné. Lorsqu’il s’agit d’une demande de mesure d’adaptation liée à une déficience, l’employeur devrait recueillir seulement l’information médicale qu’il lui est raisonnablement nécessaire d’avoir pour évaluer la demande.
2. Processus parallèles. Lorsqu’une demande de mesure d’adaptation est soumise par un employé qui fait par ailleurs l’objet d’une accusation d’inconduite, l’employeur pourrait devoir s’engager dans chacun de ces processus simultanément. Une accusation d’inconduite à l’encontre d’un employé n’a pas pour effet de décharger l’employeur de son obligation de traiter une demande de mesure d’adaptation présentée par cet employé. De même, une enquête en cours relativement à une inconduite alléguée ne devrait pas avoir pour effet d’arrêter un processus d’adaptation. Idéalement, l’employeur devrait confier la réalisation de chacun de ces processus à des personnes ou équipes distinctes et veiller à contrôler soigneusement la communication des renseignements dans chacun des cas.
3. Processus d’enquête. Les employeurs devraient veiller à ce que les plaintes en milieu de travail soient traitées dans des délais raisonnables et suivre le processus d’enquête établi, notamment en désignant un enquêteur. Les employeurs devraient également prendre en considération la portée de l’enquête et, s’il y a lieu, recourir à des mesures provisoires afin de protéger leurs employés et de préserver l’intégrité du processus, sans pour autant imposer de conséquences punitives.
4. Protection de la vie privée et équité. Toute enquête en milieu de travail doit maintenir un équilibre entre l’équité procédurale et la protection de la vie privée. Par exemple, un employé visé par des allégations devrait recevoir suffisamment de renseignements pour pouvoir y répondre, mais ne devrait pas avoir un accès illimité à tous les documents liés à l’enquête. De plus, les employés ont droit, dans une certaine mesure, à la protection de leur vie privée, laquelle protection s’étend notamment aux communications stockées sur les appareils appartenant à l’employeur. Lorsqu’il est approprié de le faire, il est préférable de restreindre la recherche aux fins légitimes de l’enquête, plutôt que d’examiner toute l’information stockée sur des appareils électroniques. En outre, l’accès aux renseignements de nature sensible devrait être limité aux personnes qui en ont absolument besoin.
5. Mesures de protection pratiques. Les employeurs sont mieux placés pour gérer des obligations concurrentes lorsque des politiques robustes sont en place, que des protocoles clairs en matière de signalement hiérarchique ont été établis et que leurs employés ont suivi des formations appropriées. Étant donné que les exigences juridiques varient d’un ressort à l’autre au Canada, les employeurs devraient veiller à bien comprendre la législation qui s’applique à chaque situation et, au besoin, chercher à obtenir des conseils juridiques.

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