Partie I : Nouvelle loi sur l’esclavage moderne : le Canada publie enfin des lignes directrices

La nouvelle loi canadienne sur l’esclavage moderne, soit la Loi sur la Lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement (la « Loi »), exige des entités déclarantes qu’elles soumettent au gouvernement et rendent public des rapports sur les mesures qu’elles ont prises au cours de leur dernier exercice pour prévenir et atténuer le risque relatif au recours au travail forcé ou au travail des enfants dans leurs chaines d’approvisionnement. La Loi entrera en vigueur le 1^er janvier 2024, et les entités visées doivent soumettre un premier rapport (le « rapport ») au plus tard le 31 mai 2024, ou plus tôt dans le cas de certaines entités de régime fédéral qui fournissent leurs états financiers annuels aux actionnaires avant le 31 mai de chaque année.

Pour en savoir davantage sur les développements entourant cette législation, consultez les Bulletins Blakes intitulés Projet de loi S-211 : Obligation de faire rapport sur le travail forcé dans les chaînes d’approvisionnement et Travail forcé et travail des enfants dans les chaines d’approvisionnement : êtes-vous prêts à vous conformer à la Loi?.

Le 20 décembre 2023, le gouvernement du Canada (le « gouvernement ») a publié des lignes directrices, lesquelles étaient très attendues, afin d’aider les entités à préparer et à soumettre les rapports exigés (lignes directrices). Le gouvernement a également publié un questionnaire en ligne obligatoire qui doit être rempli en plus du rapport (Questionnaire).
Ces lignes directrices :

• expliquent le processus de déclaration;

• décrivent les entités qui sont assujetties à la Loi et qui ont des obligations de faire rapport;

• indiquent les types de renseignements qui répondront aux exigences relatives au contenu des rapports;

• présentent les cas où l’information fournie conformément aux obligations de faire rapport d’un autre territoire peut être acceptable aux fins des obligations canadiennes.

Le présent bulletin, qui constitue le premier d’une série de deux, offre un survol du processus de déclaration établi dans les lignes directrices et le questionnaire. Le second bulletin de la série, qui sera publié en janvier, examinera certaines des principales répercussions de ces lignes directrices et de ce questionnaire.

Survol du processus

Les lignes directrices précisent que les entités déclarantes doivent exécuter les étapes suivantes avant le 31 mai 2024, soit la date limite fixée pour la présentation du rapport initial :

1. préparer un rapport;

2. obtenir l’approbation du rapport par le corps ou les corps dirigeants appropriés qui ont le pouvoir légal de lier l’entité ou les entités;

3. remplir le questionnaire;

4. télécharger le rapport et le questionnaire dûment remplis;

5. publier le rapport sur leur site Web;

6. pour les entités constituées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions ou de toute autre loi fédérale, le rapport doit être fourni à chaque actionnaire en même temps que les états financiers annuels de l’entité.

La première étape du processus exige que les entités déclarantes préparent un rapport conforme à toutes les exigences énoncées dans la Loi. Veuillez consulter notre Bulletin Blakes d’octobre 2023 ici pour des précisions sur le contenu du rapport et les exigences aux fins d’approbation. Lorsque le rapport est préparé conjointement par plusieurs entités, notamment par une entité et ses filiales, chacune des entités concernées doit être identifiée dans le rapport. Le rapport ne doit pas dépasser dix pages (ou 20 pages, si le rapport est fourni dans les deux langues officielles du Canada). Il doit être soumis en format PDF et avoir une taille maximale de 100 mégaoctets (« Mo »).

Une fois le rapport terminé, les lignes directrices rappellent que ce dernier doit être approuvé par le conseil d’administration ou un autre corps dirigeant de l’entité. S’il s’agit d’un rapport conjoint, ce dernier doit être approuvé par le conseil d’administration de chaque entité identifiée dans le rapport ou par le conseil d’administration qui contrôle toutes les entités incluses dans le rapport.

Les lignes directrices confirment qu’une attestation signée d’un membre du conseil d’administration ou d’un autre corps dirigeant doit également être incluse dans le rapport. Les lignes directrices précisent que le libellé suivant doit être utilisé pour l’attestation :

Conformément aux exigences de la Loi, et en particulier de son article 11, j’atteste que j’ai examiné les renseignements contenus dans le rapport pour l’entité ou les entités énumérées ci-dessus. À ma connaissance, et après avoir exercé une diligence raisonnable, je confirme que les renseignements contenus dans le rapport sont vrais, exacts et complets à tous les égards importants aux fins de l’application de la Loi, pour l’année de déclaration susmentionnée.

Il convient de noter par ailleurs qu’un membre du conseil d’administration doit attester qu’une diligence raisonnable a été exercée dans le but de confirmer l’exactitude et l’exhaustivité du rapport. Par conséquent, les entités déclarantes devraient prévoir de réaliser une telle vérification diligente et de consigner les détails de cette dernière afin d’étayer l’approbation et l’attestation du rapport par le conseil d’administration.

Une fois que les rapports des entités déclarantes ont reçu l’approbation requise et contiennent l’attestation signée, la troisième étape du processus consiste à remplir le questionnaire en ligne, lequel se trouve ici. Ce dernier comprend à la fois des questions obligatoires et facultatives. Les questions obligatoires visent à recueillir les renseignements d’identification relatifs à l’entité concernée et les autres renseignements nécessaires pour respecter la Loi. Lorsque les questions obligatoires portent sur des renseignements nécessaires pour respecter la Loi, elles sont suivies de questions ouvertes facultatives qui permettent de compléter les réponses aux questions obligatoires. Le questionnaire est exhaustif et comporte des questions sur ce qui suit :

• les obligations de faire rapport imposées dans d’autres territoires;

• le secteur dans lequel l’entité exerce des activités;

• les mesures prises par une entité au cours de son dernier exercice pour prévenir et atténuer le risque relatif au recours au travail forcé ou au travail des enfants à l’une ou l’autre étape de la production de marchandises produites au Canada ou ailleurs par l’entité ou encore importées au Canada;

• la nature et l’étendue du processus de diligence raisonnable mis en œuvre par l’entité;

• les risques décelés dans une chaine d’approvisionnement, y compris toute précision sur divers aspects de la chaine d’approvisionnement et des activités de l’entité (c.-à-d. le secteur, les types de produits, l’emplacement, l’utilisation de la main-d’œuvre sous-traitée);

• le secteur particulier dans lequel, le cas échéant, une entité a décelé des risques de recours au travail forcé ou au travail des enfants;

• les mesures correctives prises par l’entité pour remédier à tout recours au travail forcé ou au travail des enfants dans la cadre de ses activités et de ses chaines d’approvisionnement, le cas échéant;

• la nature et l’étendue de tout programme de formation;

• la manière dont l’entité évaluera son efficacité pour éviter le recours au travail forcé et au travail des enfants dans le cadre de ses activités et ses chaines d’approvisionnement.

La quatrième étape du processus exige que les entités téléchargent une copie de leur rapport. Une fois le questionnaire rempli, le dernier écran contient une zone dans laquelle il est possible de faire glisser et déposer le rapport ou de le télécharger. Une fois que l’entité aura soumis le rapport et le questionnaire au gouvernement, elle recevra un message confirmant la soumission.

La dernière étape du processus consiste à publier le rapport dans un endroit bien en vue sur le site Web de l’entité. Seul le rapport, et non le questionnaire, doit être publié. Les lignes directrices confirment que les entités peuvent exercer leur pouvoir discrétionnaire pour déterminer l’endroit le plus approprié où publier le rapport, mais que celui-ci doit être visible et facilement accessible au public. Par ailleurs, les entités constituées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions ou de toute autre loi fédérale sont tenues de fournir un exemplaire de leur rapport à chaque actionnaire en même temps que leurs états financiers annuels.

Le processus de déclaration établi par les lignes directrices en fait le cadre administratif le plus rigoureux à avoir été adopté, notamment comparativement à ceux instaurés en Australie et au Royaume-Uni. Du reste, l’obligation pour un membre du conseil d’administration d’attester du fait qu’une diligence raisonnable a été exercée quant à l’exactitude et à l’exhaustivité du rapport accentue la nécessité de mettre en place des processus sous-jacents pour étayer l’approbation et l’attestation requises relativement au rapport.

Les entités doivent s’appuyer sur ces lignes directrices au moment d’évaluer si les exigences de faire rapport s’appliquent à elles et de se préparer à soumettre pour la première fois leur rapport ainsi que leur questionnaire. Dans le second bulletin de la présente série, lequel sera publié en janvier, nous examinerons les exigences relatives au contenu du rapport énoncées dans les lignes directrices et les principales répercussions de celles-ci sur les entités déclarantes.

Pour en savoir davantage sur l’un des sujets abordés dans le présent bulletin, communiquez avec :

ou un autre membre de notre groupe Commerce international.