Introduction
Les certificats de préclusion signés par les locataires jouent un rôle essentiel dans les transactions immobilières. Que vous soyez un acheteur, un prêteur ou un locataire, il est probable que vous ayez déjà vu tel document. Le présent bulletin examine principalement quatre éléments du certificat de préclusion, soit le but de ce document, l’établissement de son libellé, son rôle au moment de la clôture d’une transaction immobilière et la mesure dans laquelle il est possible de se fier à leur contenu.
But du certificat de préclusion
Essentiellement, les certificats de préclusion permettent aux acheteurs et aux prêteurs d’obtenir directement d’un ou des locataires concernés une confirmation de l’état d’un bail. Généralement, ce type de document confirme si le bail est en règle, le montant du loyer, tout défaut du locateur non remédié, toute allocation pour améliorations locatives impayée et d’autres détails importants relatifs au bail.
En fait, on demande aux locataires de confirmer les déclarations du locateur en ce qui concerne le bail. Ainsi, les acheteurs et les prêteurs ont une plus grande certitude que les modalités des baux ont été communiquées de façon cohérente entre un locateur et un locataire et que ces derniers les comprennent de la même façon. Il est capital de concilier les attentes relatives à un bail avant la clôture d’une transaction immobilière, car les parties à une transaction voudront généralement aller de l’avant sachant que le locateur et les locataires ont une même compréhension des contrats de location touchant l’immeuble visé.
Le terme « préclusion » renvoie au principe selon lequel une partie peut, dans certaines circonstances, être empêchée de contredire ultérieurement une déclaration antérieure. Une fois qu’un locataire signe un certificat de préclusion, il doit généralement s’en tenir aux déclarations qu’il y fait. Cela permet à des tiers qui ne traitent pas directement avec le locataire de se fier à la confirmation par celui-ci d’éléments clés, comme le loyer, la durée du bail et l’existence de défauts. Cela dit, l’applicabilité des certificats de préclusion n’est pas absolue. Lorsqu’un certificat de préclusion entre en conflit avec le bail ou contient des erreurs, son effet peut être limité, comme il est précisé ci-après.
Libellé du certificat de préclusion
Dans la plupart des transactions, la forme que prendra le certificat de préclusion est établie tôt dans les procédures; souvent, il s’agit d’une annexe à la convention d’achat ou à l’engagement de prêt. Il est important d’examiner attentivement le libellé du certificat avant de le remettre aux locataires afin de s’assurer qu’il traite des points importants sur le plan commercial, notamment le montant du loyer, la durée du bail, les droits de renouvellement, toute réclamation en cours ainsi que tout défaut et différend.
Bien que de nombreux baux exigent que les locataires fournissent des certificats de préclusion sur demande, le libellé standard auquel il est fait référence dans le bail est souvent moins exhaustif que ce que les acheteurs ou les prêteurs demandent habituellement. Par conséquent, les locataires, surtout les grands locataires nationaux ou internationaux, peuvent ne pas être disposés à accepter de signer un certificat de préclusion plus détaillé et fournissent plutôt leur propre version. Leur version peut exclure certaines confirmations ou inclure des termes tels que « à notre connaissance ». Dans certains cas, la forme de la version produite par le locataire peut différer grandement de celle fournie à l’origine. Néanmoins, si la nouvelle version traite des principales modalités du bail et ne soulève aucune question sur le fond, celle-ci peut être considérée comme conforme et suffisante pour satisfaire aux conditions de clôture.
Rôle d’un certificat de préclusion au moment de la clôture
L’importance des certificats de préclusion devient plus évidente au moment de la clôture. De nombreuses conventions d’achat et de financement exigent la production d’un certificat de préclusion satisfaisant comme condition de clôture. Les acheteurs et les prêteurs peuvent demander que tous les locataires signent un tel certificat; toutefois, dans la réalité, lorsqu’un immeuble compte plusieurs locataires, cette exigence est parfois limitée aux locataires importants ou à ceux qui occupent une grande superficie de l’immeuble.
Les certificats de préclusion doivent habituellement être datés dans les 30 jours qui précèdent la clôture, ce qui limite le temps nécessaire pour obtenir, examiner et résoudre les questions soulevées. Si un locataire exprime une préoccupation, le locateur peut y répondre ou exiger une discussion plus approfondie entre les parties à l’opération. C’est pourquoi il est souvent prudent d’amorcer le processus tôt en finalisant le libellé du certificat, en identifiant les baux sensibles et en donnant un préavis aux locataires.
Applicabilité des certificats de préclusion
Bien que les certificats de préclusion visent à donner une finalité, la mesure dans laquelle ils s’appliquent dépend des circonstances. Les tribunaux chercheront par exemple à déterminer si le locataire avait compris la nature du document, s’il avait l’intention de produire un certificat devant être utilisé et si l’acquéreur ou le prêteur pouvait raisonnablement se fier au contenu du certificat. Les tribunaux voudront peut-être également évaluer le degré d’expertise des parties en la matière, la clarté des modalités du bail et si le tiers aurait pu ou aurait dû vérifier de façon indépendante les renseignements contenus dans le certificat de préclusion.
Dans certains cas, les tribunaux ont été disposés à accorder une grande importance aux certificats de préclusion. Par exemple, selon les circonstances, un tribunal pourrait confirmer l’application d’un certificat de préclusion si le prêteur s’est fondé sur la confirmation écrite d’un locataire selon laquelle il n’y a pas de défaut de la part du locateur et subit par la suite une perte. Dans d’autres situations, particulièrement lorsque le certificat de préclusion semble incompatible avec des modalités claires du bail ou omet des renseignements importants, les tribunaux feront preuve d’une plus grande prudence quant à l’application du certificat, particulièrement si le tiers a eu accès au bail et a eu la possibilité de vérifier les renseignements de façon indépendante.
Il convient également de souligner que les certificats de préclusion ne modifient pas le bail ni ne créent de nouvelles obligations légales. Ce ne sont pas des contrats, mais des confirmations unilatérales de faits. Leur force réside dans la cohérence. Lorsque le libellé du certificat de préclusion s’aligne sur les modalités du bail concerné, elle en renforce la fiabilité. Lorsqu’il y a une disparité, cela soulève des questions. Toute telle disparité devrait être repérée et résolue avant la clôture, qu’elle découle d’une erreur d’inadvertance, d’une ambiguïté ou encore de conventions accessoires informelles dont le bail ne fait pas mention.
Conclusion
Les certificats de préclusion signés par des locataires sont un outil important de la vérification diligente effectuée lors d’une transaction immobilière. Bien qu’elles ne remplacent pas l’examen des baux, des relevés locatifs et la réalisation d’une vérification indépendante, elles donnent un aperçu utile de la manière dont un locataire perçoit son bail. Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, les certificats de préclusion permettent de déceler des risques, aident à concilier les attentes et fournissent une garantie supplémentaire aux acheteurs et aux prêteurs à mesure qu’ils progressent vers la clôture.
Pour en savoir davantage, communiquez avec l’auteure du présent bulletin ou un membre de notre groupe Immobilier commercial.
