CANAFE publie des directives sur la COVID-19 destinées aux entités déclarantes

Le 25 mars 2020, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (« CANAFE ») a publié un message destiné aux entités déclarantes (les « ED ») assujetties à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la « LRPCFAT »).
 
Si CANAFE indique s’attendre à ce que les ED s’acquittent de toutes leurs obligations, il se dit conscient que certaines institutions financières pourraient avoir à réaffecter leurs ressources ou à redéfinir leurs priorités pour répondre à la COVID-19, ce qui risque de compromettre leur capacité à remplir certaines de leurs obligations en vertu de la LRPCFAT. Par conséquent, CANAFE précise qu’il tiendra compte de ces circonstances difficiles lorsqu’il évaluera la conformité des ED à leurs obligations en matière de lutte contre le recyclage de produits de la criminalité.  
 
À cet égard, CANAFE indique dans son message que si des employés d’une ED sont touchés par la COVID-19 et que cela compromet la capacité de l’ED de remplir l’une de ses obligations, celle-ci devrait préparer un dossier sur les raisons pour lesquelles elle ne peut les remplir et les mesures prises pour atténuer les risques de non-conformité.
 
Selon CANAFE, la priorité devrait être accordée à la transmission des déclarations d’opération douteuse (les « DOD »). Si une ED ne peut pas soumettre une déclaration de la façon habituelle, elle doit en aviser CANAFE en utilisant une adresse courriel désignée. CANAFE rappelle également aux ED que si elles sont dans l’impossibilité de transmettre des déclarations dans les délais prévus pour des raisons hors de leur contrôle, elles doivent soumettre, dès qu’elles en ont la possibilité, une auto-déclaration volontaire de non-conformité.
 
Le message de CANAFE est une bonne nouvelle. Si ce dernier s’attend à ce que les ED respectent leurs obligations en vertu de la LRPCFAT, il est implicitement entendu qu’en raison des circonstances, une conformité intégrale peut ne pas être possible. Toutefois, les ED ne devraient pas penser qu’elles s’en tireraient facilement si elles ne remplissaient pas leurs obligations de conformité. En effet, CANAFE indique que les ED doivent consigner dans un dossier de l’information illustrant comment la COVID-19 compromet leur capacité de remplir leurs obligations de se conformer à la LRPCFAT et, dans la mesure du possible, prendre des mesures pour atténuer les effets de leur manquement. La production de DOD devrait demeurer une priorité pour les ED et celles-ci devraient soumettre une auto-déclaration volontaire de non-conformité dès qu’elles en ont la possibilité.
 
Dans son message, CANAFE aborde plus particulièrement la question de la vérification de l’identité des clients et le fait que des bureaux du gouvernement pourraient être fermés lorsque des particuliers voudront renouveler leurs documents d’identité (de sorte que ces documents pourraient éventuellement être expirés). À cet égard, CANAFE indique que, jusqu’à nouvel ordre, les ED doivent continuer de déterminer l’authenticité d’un document d’identité avec photo délivré par le gouvernement, mais que, jusqu’à nouvel ordre, elles peuvent considérer que le document est valide et à jour tel qu’il a été délivré par l’autorité compétente.
 
Dans cette perspective, les ED qui ont de la difficulté à remplir leurs obligations en raison de la façon dont la COVID-19 les touche particulièrement devraient entre autres tenir compte des pratiques exemplaires présentées ci-dessous :

1. Documenter, documenter, documenter. Les ED doivent s’assurer de conserver les notes de service internes décrivant les enjeux auxquels elles sont confrontées ainsi que les lacunes relevées en matière de conformité. CANAFE a indiqué qu’il tiendra compte des circonstances lorsqu’il évaluera la conformité des ED à la LRPCFAT. Cela dit, les ED devront quand même démontrer à CANAFE que des enjeux se sont présentés et comment elles y ont fait face. Elles devront également documenter les mesures prises et le raisonnement derrière chacune de celles-ci. Sans documentation, un défaut de conformité sera plus difficile à justifier, surtout compte tenu des directives publiées.

2. Avoir un plan de mise en œuvre. Les ED qui sont incapables de remplir leurs obligations et de se conformer à certains aspects de la LRPCFAT durant cette période sans précédent devraient planifier quand et comment elles y remédieront lorsque la situation reviendra un tant soit peu à la normale. Le plan pourrait prévoir des dates cibles pour l’obtention des renseignements manquants et, après une certaine date, le retrait du marché des clients qui n’auront pas fourni les renseignements requis dans le cours normal.

3. Appliquer des mesures d’atténuation des risques. Selon les circonstances, si un client a été accepté sans que la vérification complète de son identité ait été réalisée, celui-ci devrait être traité comme représentant un risque élevé pendant la période de rétention jusqu’à ce que la vérification complète puisse être entreprise.

4. Prioriser l’examen des rapports sur les opérations inhabituelles et le dépôt de DOD. Du point de vue de la communication de renseignements, CANAFE insiste continuellement sur le fait que les dépôts de DOD sont essentiels à la réalisation de son mandat. Par conséquent, pendant la période actuelle, les ressources devraient être consacrées au respect de ces obligations. CANAFE appréciera les efforts en ce sens.

Pour chacun d’entre nous, la période actuelle est sans précédent. Il n’en demeure pas moins que la protection du système financier canadien contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes doit demeurer une priorité pour les ED.

Pour en savoir davantage, communiquez avec :

Annick Demers                            514-982-4017
Jacqueline Shinfield                    416-863-3290

ou un autre membre de notre groupe Réglementation des services financiers.

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