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L’Ontario permet d’autres modes de dépôt de documents aux termes de certaines lois sur les entreprises

L’Ontario permet d’autres modes de dépôt de documents aux termes de certaines lois sur les entreprises
20 mai 2020

Ce bulletin est à jour en date du 12 mai 2020, à la fermeture des bureaux. Compte tenu de l’évolution constante de la situation, veuillez vous adresser à l’avocat de Blakes avec lequel vous communiquez habituellement pour connaître les plus récents développements.

Le 12 mai 2020, le gouvernement de l’Ontario a adopté la Loi de 2020 sur les mesures en réponse à la COVID-19 et les réformes visant à moderniser l’Ontario, laquelle édicte la Loi de 2020 autorisant d’autres modes de dépôt de documents pour les entreprises (la « Loi ») et modifie également d’autres lois sur les entreprises de l’Ontario eu égard à la pandémie de COVID-19 et à diverses mesures de modernisation.

AUTRES MODES DE DÉPÔT DE DOCUMENTS ET ASSOUPLISSEMENT DES EXIGENCES RELATIVES AUX DOCUMENTS

Aux termes de la Loi, les documents pouvant ou devant être déposés en personne ou par la poste en vertu de certaines lois sur les entreprises de l’Ontario peuvent être déposés par d’autres modes. La Loi a également pour but d’autoriser, pour certains documents, la transmission électronique de copies et la signature électronique. Cet assouplissement des exigences de dépôt existantes vise à répondre aux préoccupations en matière de santé et de sécurité publiques concernant la pandémie de COVID-19 en aidant les entreprises et les organismes sans but lucratif à éviter les contacts en personne et à réduire leur fardeau à long terme.

La Loi prévoit un cadre par lequel un ministre, un directeur ou un registrateur (tels que ces termes sont définis dans la loi sur les entreprises applicable) peut préciser d’autres modes de dépôt de documents et établir les exigences relatives à de tels documents. De plus, des modifications connexes ont été apportées à diverses lois en ce qui a trait aux copies de documents à déposer, aux signatures électroniques et aux dépôts électroniques.

Parallèlement à l’édiction de la Loi, le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs a publié l’Avis – Modes de dépôt et exigences (l’« Avis »), lequel établit le dépôt de documents par courriel et par télécopieur comme mode de dépôt autorisé, ainsi que certaines exigences assouplies relativement aux documents.

Conformément aux exigences établies dans l’Avis, les entreprises et les organismes sans but lucratif sont désormais autorisés à déposer des documents signés par signature électronique, à déposer des copies de documents, et à déposer par courriel ou par télécopieur des documents qui autrement devraient (ou pourraient) être déposés par la poste ou en personne en vertu de la Loi sur les sociétés par actions, de la Loi sur les noms commerciaux, de la Loi sur les sociétés coopératives, de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, de la Loi sur les personnes morales, de la Loi sur les personnes morales extraprovinciales et de la Loi sur les sociétés en commandite.

Le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs a précisé toutefois que les documents envoyés par courriel ou par télécopie seront traités de la même manière que les documents postés ou livrés en personne, et que les dépôts par courriel et par télécopie n’entraîneront pas une exécution immédiate. Comme le respect des échéances constitue souvent un élément important dans le cadre des dépôts, nous nous attendons à ce que les dépôts par courriel et par télécopie soient rares. Cependant, le dépôt de documents signés par signature électronique pourrait alléger considérablement le fardeau logistique des entreprises. De plus, ce mode de dépôt répond aux préoccupations en matière de santé et de sécurité publiques générées par l’exigence de déposer des documents assortis de signatures physiques.

MODIFICATIONS DE CERTAINES LOIS SUR LES ENTREPRISES DE L’ONTARIO

Comme nous l’avons noté dans notre Bulletin Blakes d’avril 2020 intitulé L’Ontario élargit et précise le décret concernant les assemblées des personnes morales, des modifications temporaires ont été apportées à la Loi sur les sociétés par actions, à la Loi sur les sociétés coopératives, à la Loi sur les personnes morales et à la Loi de 1998 sur les condominiums relativement aux assemblées virtuelles et au report des assemblées annuelles dans certaines circonstances par voie de décret pris en vertu de la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence (Ontario). Les mesures prévues par les modifications temporaires apportées à ces lois ont été reprises pour la plupart dans les modifications législatives prévues à la Loi de 2020 sur les mesures en réponse à la COVID-19 et les réformes visant à moderniser l’Ontario, laquelle abroge et remplace les décrets d’urgence précédents.

Pour en savoir davantage à ce sujet, n’hésitez pas à vous adresser en tout temps à un membre de nos groupes Droit commercial et des sociétés ou Marchés des capitaux ou à l’avocat de Blakes avec lequel vous communiquez habituellement.

Consultez notre Centre de ressources sur la COVID-19 pour en savoir davantage sur les répercussions éventuelles de la COVID-19 sur votre entreprise.