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Balado Continuité – Loin des yeux, près de l’action : règles d’or du télétravail

Balado Continuité – Loin des yeux, près de l’action : règles d’or du télétravail
4 août 2020
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La plupart des entreprises ont instauré le télétravail sur une base d’urgence, donc on n’a pas nécessairement regardé de façon approfondie ce qu’on voulait faire au niveau de la gestion de nos employés à plus long terme.
Natalie Bussière, associée au sein du groupe Travail et emploi de Blakes

De nombreux employeurs ont adopté le télétravail depuis le début de la pandémie. Que faut-il garder à l’esprit lorsque cette solution d’urgence devient un mode de travail permanent? Les avocates Natalie Bussière et Sarah Rohmann du groupe Travail et emploi de Blakes font le tour des bonnes pratiques et proposent des pistes pour garder les employés motivés et productifs à distance.

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Retranscription 

Mathieu : Bonjour! Je m’appelle Mathieu Rompré.  Je suis en compagnie de mon collègue Charles Sieuw.

Charles : Bonjour Mathieu et bienvenue à ce cinquième épisode du balado Continuité.

Mathieu : Charles… il y a comme un écho quand tu parles.

Charles : Ah ça?  Oui ben, comme on recommande encore de travailler à distance pour un bon bout de temps puis j’en peux plus d’être à la maison j’ai fait installer le wifi dans une grotte.  En plus ma passion c’est la spéléo, alors ça me permet de joindre l’utile à l’agréable.

Mathieu : Oui bon, c’est super ça, mon schtroumpf à lunettes. Par contre, faudrait vérifier avec les ressources humaines.

Charles : Alors justement, cette semaine on discute des implications juridiques du télétravail qui semblent trouver un second souffle alors qu’on retrouve une nouvelle normalité.  Nous avons avec nous aujourd’hui l’associé Natalie Bussière et l’avocate Sarah Rohmann du groupe Travail et emploi de Blakes.

Mathieu : Natalie, lors de notre dernier épisode sur le droit de l’emploi, on avait abordé le sujet du télétravail, une pratique adoptée depuis par des millions d’entreprises à travers le monde.  Si un employeur au Québec décide qu’il aimerait faire une place plus importante au télétravail dans ses activités à l’avenir, comment est-ce qu’il doit procéder?

Natalie : Ça c’est une excellente question Mathieu parce qu’évidemment ce qu’on sait c’est que la plupart des entreprises ont instauré du télétravail sur une base d’urgence, donc on n’a pas nécessairement regardé de façon approfondie ce qu’on voulait faire au niveau je dirais là de la gestion de nos employés à plus long terme.  Donc, la première décision que l’employeur doit prendre c’est quel va être le nouveau modèle et quelle va être la différence ou l’importance de la différence entre ce que j’appellerais les pratiques antérieures qui sont habituellement documentées ou qui étaient déjà implantées dans l’entreprise et qu’est-ce qu’on va vouloir faire pendant une période de temps plus permanente.  Cet exercice-là est important parce que ce qu’on essaie de faire c’est de savoir jusqu’où on va imposer des modifications aux contrats de travail existants selon l’ampleur des changements qu’on va vouloir imposer.  Il va peut-être falloir prendre des mesures pour que certains employés soient avertis d’avance de façon à prendre certaines dispositions, où le cas échéant, si le nouveau modèle ne leur convient pas, qu’ils aient le temps de se chercher par exemple un nouvel emploi.  Il faut reconnaître l’impact que ça peut avoir au niveau des employés et les questions que les employés peuvent avoir concernant les nouvelles conditions de travail et comment ça va fonctionner.

Mathieu : Est-ce qu’il y a pas lieu d’adopter des règles claires quant aux modalités du télétravail?

Natalie : Évidemment, on va pouvoir mettre des règles claires pour que les gens puissent savoir à quoi s’en tenir et que les employés puissent prendre les mesures appropriées à ce moment-là pour s’adapter à ces nouvelles règles-là.  Et pour plusieurs des employeurs il va y avoir une révision importante des politiques.  Quand on parle par exemple de la fourniture d’équipements de bureau, des règles qui s’appliquent au niveau de l’utilisation des équipements.  Est-ce que c’est exclusivement pour le travail et où est-ce qu’on veut que les gens prennent leur matériel personnel, auquel cas, ben évidemment ça veut dire que peut-être d’autres personnes dans la famille vont utiliser aussi ce matériel-là.  Au niveau de la disponibilité des heures de travail, des attentes, des rencontres en personne qui pourraient être tenues, comment ça va fonctionner, quelles vont être les règles applicables, la gestion des documents et la façon dont on va disposer des documents, comment ça va fonctionner?  Donc ça c’est toutes des règles qui vont devoir être développées pour que les gens sachent évidemment à quoi s’en tenir et puissent répondre aux exigences de l’employeur en tout état de cause.

Charles : Et, Natalie, est-ce qu’un employé qui effectuera du télétravail de façon permanente ou quasi permanente a des devoirs ou des obligations particulières à respecter vis-à-vis de son employeur?  Des obligations auxquelles on ne pense peut-être pas nécessairement lorsqu’on travaille dans un environnement traditionnel?

Natalie : Ben en fait quand la pandémie a été déclenchée et quand on est passé à un mode télétravail, c’était dans un contexte où on avait souvent des problèmes au niveau des enfants qui avaient plus accès à la garderie ou qui pouvaient plus aller à l’école durant la journée.  Donc évidemment, beaucoup d’employeurs ont comme accepté le fait qu’au niveau de la productivité des gens on a eu dans certains cas une baisse.  Quand on s’engage maintenant dans un mode permanent ben évidemment on revient à ce que j’appellerais le mode normal de gestion d’entreprise.  Donc, on devrait revenir avec des exigences de rendement et de disponibilité qui correspondent beaucoup plus à ce qu’on avait dans l’environnement de bureau.  Donc, ça, ça va être un des éléments que les employés vont peut-être devoir se faire rappeler.  C’est pas nécessairement que les obligations d’un employé changent quand c’est le temps d’être en télétravail, c’est plus qu’il faut mettre en place peut-être un rappel des règles et aussi évidemment de clarifier peut-être certaines attentes de l’employeur dans un contexte où on revient à ce que j’appellerais une nouvelle normalité dans laquelle on travaille maintenant de façon permanente ou partielle en télétravail mais qu’on s’attend à une prestation de travail qui est la même que la personne soit en présentiel ou en télétravail.

Mathieu : Sarah Rohmann est-ce que l’adoption du télétravail par un employeur de façon permanente requiert certaines modifications des comportements et pratiques en ce qui a trait à la gestion des employés?  Qu’est-ce qu’on fait pour maintenir le niveau de performance requis?

Sarah : Il y a plusieurs mesures qui peuvent être mises en place à cet effet.  L’employeur devrait fixer une période de temps obligatoire durant laquelle il est attendu que tous les employés travaillent et sont disponibles.  Je pense qu’il s’agit là vraiment d’une mesure indispensable, car si tout le monde travaille un peu à des heures individuelles il va être difficile, voire impossible de trouver par exemple des créneaux pour remonter des réunions de travail collectif.  Un autre point, une autre mesure qui pourrait être mise en place également c’est de demander aux gestionnaires de fixer des échéanciers aux tâches qu’ils assignent à leurs subordonnés et d’effectuer des suivis serrés quant à l’avancement et au progrès précis.  Un autre point auquel je pense, c’est par exemple aussi l’importance d’organiser des points téléphoniques réguliers pour maintenir les canaux de communications ouverts et s’assurer que l’engagement et la motivation des employés restent au niveau attendu.  Parce qu’il faut pas oublier que la démotivation c’est dans beaucoup de cas un facteur important dans la perte de productivité.  Il paraît également opportun de demander aux gestionnaires de documenter et de faire part à la direction des ressources humaines de leurs préoccupations quant à la productivité d’un de leur subordonné et ce, je dirais au fur et à mesure qu’elles sont connues.  Un autre point à garder en tête, les processus normaux d’évaluation de la performance ne doivent pas à mon sens être modifiés en raison du télétravail.  Lorsque l’employeur constate qu’un employé en télétravail ne fournit pas sa prestation au niveau attendu, et bien il faut mettre en œuvre les mesures habituelles de gestion de la performance et donc les mêmes qu’il prendrait si la prestation était effectuée sur le lieu de travail.  Et une dernière mesure à laquelle je pense qui pourrait être envisagée également, c’est d’offrir aux employés des formations en gestion du temps, comment gérer ses priorités, comment structurer sa journée à la maison, cela peut s’avérer très utile.

Charles : Alors je pense qu’on est nombreux à l’observer en discutant entre collègues, il y a d’une part les partisans du travail à distance puis d’autre part il y a ceux qui trouvent ça un peu plus difficile.  Sarah est-ce qu’il y a des éléments que les employeurs peuvent mettre en œuvre dès aujourd’hui pour aider ceux qui commencent à trouver le temps long à la maison ou qu’est-ce que l’employeur peut faire pour maintenir le moral des troupes et l’esprit d’équipe dans un cas de figure où le télétravail devient permanent?

Sarah : Parmi les mesures, donc je voudrais en mentionner certaines qui me paraissent les plus importantes.  C’est par exemple la mise en place de réunions d’équipes régulières pour discuter de la charge de travail de chacun, s’assurer que le travail est réparti de manière équilibrée et le cas échéant aussi appeler à l’esprit d’entraide si l’on constate que quelqu’un est surchargé.  Mais je dirais au-delà de ses réunions que je qualifierais de fonctionnelles, il paraît encore plus important d’organiser également des rencontres régulières de préférences sous forme de visio-conférences qui ont vocation à remplacer en quelque sorte la discussion à la machine à café ou le 5 à 7 du jeudi.  Autre mesure à laquelle je pense, c’est de sensibiliser les gestionnaires et leur donner des outils qui leur permettent de détecter rapidement les employés à risques.  Je pense qu’il faudrait notamment rappeler aux gestionnaires l’importance de l’écoute, surtout dans une situation de télétravail où on ne voit pas les membres de son équipe de visu au quotidien.  Ce, afin d’être capables de cerner rapidement un changement au niveau du, je dirais, du moral des troupes.  Bien évidemment l’employeur peut aussi offrir des formations aux employés sur comment gérer à distance les relations entre collègues ou avec leurs superviseurs.  Enfin, en cas de signe de détresse psychologique, il est important de rapidement diriger les personnes concernées vers le programme d’aide aux employés ou vers d’autres ressources de soutien.  Un dernier point à mentionner, il pourrait également être opportun pour les employeurs de modifier la politique de prévention du harcèlement au travail.  Politique qui est obligatoire au Québec depuis le 1er janvier 2019, pour tenir compte de ce nouveau mode de travail.

Mathieu : Avant de conclure Natalie, on s’en parlait avant de débuter l’enregistrement, mais je pense que ça vaut la peine d’être partagé avec nos auditeurs, tu nous expliquais que plusieurs employeurs ont effectué des mises à pied temporaires dont la durée maximale prévue à la Loi sur les normes du travail est de six mois.  Or, à la mi-septembre ça fera justement plus ou moins six mois que la COVID-19 a frappé le Québec et le reste de l’Amérique du Nord.  Qu’est-ce que les employeurs doivent faire ou mettre en place dans le but de se conformer à la loi?

Natalie : Oui, c’est un point vraiment intéressant que les employeurs doivent commencer à regarder maintenant parce que c’est le genre de situation qu’on doit planifier d’avance.  Donc, en gros l’effet d’une mise à pied temporaire est de suspendre la relation d’emploi, mais en vertu de la Loi sur les normes du travail, l’employeur n’avait pas à donner de préavis raisonnable de fin d’emploi.  C’était vraiment une suspension, d’une durée maximale de six mois de la prestation de travail de l’employé.  Si l’employé n’est pas rappelé au travail avant l’expiration de ce délai de six mois, ce que ça fait c’est que ça cristallise une cessation d’emploi au sens de la Loi sur les normes du travail.  C’est le genre de discussion qu’on aime avoir avec les employeurs d’avance pour qu’on puisse regarder qu’est-ce qui se passe, quels sont leurs plans à moyen et à long terme et comment on planifie tout ça.

Mathieu : Merci beaucoup Natalie Bussière, et merci, Sarah Rohmann, d’avoir partagé ces quelques points d’attention pour les employeurs.

Charles : Si vous avez aimé cet épisode, partagez-le sur votre réseau social préféré et suivez-nous sur Apple Podcast, Spotify ou Google Balado, pour ne rien manquer de nos prochaines entrevues.

Mathieu : Prenez soin de vous et à bientôt!

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