Les certificats de préclusion signés par les locataires jouent un rôle essentiel dans les opérations immobilières commerciales en permettant aux acheteurs et aux prêteurs d’obtenir directement d’un ou des locataires concernés une confirmation concernant les principales modalités d’un bail. À plusieurs égards, ils servent d’outil de répartition des risques, dans la mesure où ils aident les parties à l’opération à valider des hypothèses qui pourraient ne pas être entièrement vérifiables uniquement par l’examen d’un bail. Que vous soyez un acheteur, un prêteur ou un locateur, bien comprendre le rôle et les limites des certificats de préclusion peut contribuer à diminuer l’incertitude et à éviter toute divergence au moment de la clôture de l’opération.
Voici cinq points clés à prendre en compte relativement aux certificats de préclusion signés par des locataires :
Rôle. Les certificats de préclusion fournissent aux acheteurs et aux prêteurs une confirmation directe de la part des locataires concernant l’état de leur bail. Généralement, ce type de document confirme, entre autres, si le bail est en règle, le montant du loyer, la durée du bail, les droits de renouvellement, tout défaut du locateur non remédié et toute allocation pour améliorations locatives impayée. En fait, on demande aux locataires de signer des certificats de préclusion dans le but de confirmer certains faits importants sur lesquels des tiers pourraient se fonder dans le cadre de la transaction immobilière envisagée.
Forme. Dans la plupart des transactions, la forme que prendra un certificat de préclusion est établie tôt dans les procédures; souvent, il s’agit d’une annexe à la convention d’achat ou à l’engagement de prêt. Le libellé du certificat définit la portée des confirmations souhaitées. Bien que de nombreux baux exigent que les locataires fournissent des certificats de préclusion sur demande, le libellé standard auquel il est fait référence dans le bail est souvent moins exhaustif que ce que les acheteurs ou les prêteurs demandent habituellement, d’où l’importance de s’entendre tôt sur le libellé du certificat de préclusion.
Réponses des locataires. Les locataires, surtout les grands locataires nationaux ou internationaux, peuvent ne pas être disposés à accepter de signer un certificat de préclusion détaillé et fournissent plutôt leur propre version. Leur version peut exclure certaines confirmations ou inclure des termes comme « à notre connaissance ». Malgré le certain degré d’incertitude que peuvent créer de telles expressions, si la version fournie par le locataire confirme les principales modalités du bail et ne signale aucun défaut ou différend, elle peut être considérée comme conforme.
Conditions de clôture. La production des certificats de préclusion devient souvent un enjeu crucial à la clôture. De nombreuses ententes exigent des certificats de préclusion conformes comme condition de clôture; toutefois, dans la réalité, lorsqu’un immeuble compte plusieurs locataires, cette exigence est parfois limitée aux locataires importants ou à ceux qui occupent une grande superficie de l’immeuble. Les certificats de préclusion doivent habituellement porter une date proche de celle de la clôture prévue de l’opération, tombant généralement dans les 30 jours précédents; un examen opportun et efficient des certificats est donc capital.
Dépendance. Bien que les certificats de préclusion visent à donner une finalité, leur applicabilité n’est pas absolue. Les tribunaux tiendront compte des circonstances particulières; ils chercheront par exemple à déterminer si le locataire a compris la nature du document, si l’acheteur ou le prêteur pouvait raisonnablement se fier au contenu du certificat et si les renseignements contenus dans le certificat de préclusion auraient pu être vérifiés de façon indépendante dans le cadre de l’examen du bail.
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