Enquêter à domicile : Gestion des plaintes de dénonciateurs et des enquêtes à distance

Dans le cadre de la pandémie de COVID-19, les signalements, les enquêtes et la surveillance en matière de conformité et d’éthique demeurent des fonctions essentielles au sein des entreprises, alors qu’elles font face à des risques accrus d’inconduites et de dénonciations.

Les conséquences économiques engendrées par la COVID-19 peuvent accroître les risques commerciaux, juridiques, de conformité et réglementaires. Les facteurs actuels favorisent les cas d’inconduite, dont la pression et l’anxiété suscitées par les pertes d’emplois et la baisse des revenus, la réduction de la surveillance et la modification des mesures de contrôle, de même que la capacité des individus de rationaliser les inconduites en les qualifiant de nécessaires en temps de crise. On peut également noter une hausse des dénonciations en raison de mises à pied, de périodes d’inactivité, de la prolifération de l’utilisation des médias sociaux et des possibilités de sources de revenus de remplacement offertes par les programmes de primes de dénonciation, tels que ceux de la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario. Bien que les organisations concentrent à juste titre leurs efforts sur la gestion des réalités économiques de la pandémie, qui changent constamment, il est primordial qu’elles continuent de veiller à l’application des protocoles en matière d’enquêtes et de signalements, de même qu’elles s’assurent de les adapter aux conditions actuelles.

En l’absence de procédures internes en matière de signalements et d’enquêtes en vigueur, les organisations font face à un risque accru que des employés (actuels ou anciens) empruntent des avenues externes pour signaler des cas d’inconduite, notamment auprès des organismes de réglementation ou par le biais des médias traditionnels ou sociaux, ou que ces cas persistent sans être détectés. Ce risque est accentué lorsque les programmes de conformité traditionnels ne sont pas révisés dans le contexte de modalités de travail à distance. Pour veiller à ce que les systèmes de signalement et d’intervention d’ordre éthique demeurent fonctionnels au sein d’un environnement de télétravail, les entreprises devraient adopter les pratiques exemplaires suivantes :

• S’assurer du fonctionnement et de l’accessibilité des mécanismes de signalement : il faut vérifier que tous les aspects des mécanismes internes de suivi des signalements et des enquêtes en matière d’éthique sont accessibles à distance. Les entreprises qui ont recours à un fournisseur tiers pour la gestion d’une ligne téléphonique dédiée aux dénonciations doivent s’assurer que ce fournisseur demeure en service.

• Communiquer : il est important de bien mesurer le ton utilisé dans les communications de la direction à l’intention des employés pour faire un rappel concernant les mécanismes de signalement internes. Au besoin, les changements apportés aux systèmes relatifs à la conformité doivent être communiqués aux employés.

• Poursuivre les enquêtes : les incidents causant un dommage de façon continue nécessiteront vraisemblablement une intervention immédiate, à l’instar d’allégations sérieuses visant des hauts dirigeants, si des questions d’ordre criminel ou réputationnel sont soulevées, ou encore si certaines allégations risquent de nuire significativement aux affaires de l’entreprise. Bon nombre d’organismes de réglementation continuent d’exercer leurs activités dans le cours « normal ». Dans la mesure du possible, les enquêtes devront progresser puisque les mises à pied ou les départs à la retraite anticipée pourraient faire en sorte que les témoins ne seront pas coopératifs ou disponibles. De plus, l’accumulation d’un retard dans les enquêtes sur des allégations non résolues pourrait inciter les dénonciateurs à faire un signalement à l’extérieur de l’organisation ou à laisser les inconduites se poursuivre.

• Adapter les enquêtes à la réalité actuelle : ne laissez pas la perfection être l’ennemi du bien. Même si la distanciation sociale peut rendre difficiles ou impossibles certaines mesures d’enquête traditionnelles, comme les entretiens en personne, les entreprises devraient avoir recours à des outils d’examen et de collecte de documents électroniques, ainsi qu’à des entretiens par vidéoconférence pour faire avancer les enquêtes.

• Continuer de protéger le secret professionnel : si les entretiens se déroulent par vidéoconférence, les entreprises doivent tenir compte des questions complexes liées au secret professionnel concernant, par exemple, l’enregistrement de l’entretien et la présence de tiers dans un environnement de télétravail. De plus, le partage de documents par voie de vidéoconférence peut être visé par les lois sur la protection des données, de même que soulever des enjeux en matière de confidentialité et de protection de la vie privée. Un examen approfondi devrait être mené avant que des documents soient partagés par voie électronique dans le contexte d’une enquête.

En plus d’évaluer et d’améliorer les procédures en matière de dénonciation, les entreprises peuvent tirer parti de cette période de télétravail pour améliorer leurs programmes de conformité. Pour ce faire, les entreprises peuvent y aller de nombreuses façons, notamment :

• en examinant attentivement tout changement à la chaîne d’approvisionnement pour cerner les risques de conformité, y compris en réalisant une vérification diligente pondérée en fonction des risques à l’égard des tiers aux fins des enjeux liés à la corruption, à la concurrence, aux sanctions et à d’autres risques;

• en trouvant des moyens (mises à jour écrites sur la conformité ou appels par vidéoconférence, par exemple) pour que le personnel de l’entreprise garde en tête la conformité alors qu’il est confronté aux défis de la COVID-19;

• en utilisant le temps habituellement consacré aux déplacements pour se concentrer sur les projets de conformité qui peuvent être réalisés à distance, tels que les vérifications au bureau, les projets de surveillance continue et les évaluations des risques;

• en évaluant les occasions de prendre le temps inutilisé consacré aux réunions pour organiser des formations ou des tables rondes sur la conformité par vidéoconférence, y compris des discussions pour adapter davantage les procédures de conformité aux besoins de l’entreprise.

CONCLUSION

Les entreprises doivent demeurer vigilantes alors que de nouvelles réalités opérationnelles augmentent les risques d’inconduites et rendent les détections plus difficiles. À des fins de prévention, l’évaluation des outils de gestion des risques et la poursuite des enquêtes sur des cas sérieux d’inconduite possible demeurent essentielles en cette période éprouvante. L’omission de répondre aux allégations d’inconduite peut entraîner des conséquences d’ordre légal et réputationnel qui pourraient être ressenties longtemps après la fin de la pandémie.

Les avocats de Blakes peuvent vous aider à mettre en place ou à améliorer les mécanismes et les procédures d’enquête et de signalement énoncés ci-dessus. En outre, nous donnons régulièrement des conseils sur des plaintes de dénonciateurs et menons fréquemment des enquêtes internes.

Pour toute question à ce sujet, n’hésitez pas à vous adresser en tout temps à l’avocat de Blakes avec lequel vous communiquez habituellement ou à un membre des groupes Criminalité des affaires, enquêtes et conformité ou Concurrence et antitrust et Investissement étranger.

Consultez notre Centre de ressources sur la COVID-19 pour en savoir davantage sur les répercussions de la COVID-19 sur votre entreprise.